Certification Qualiopi : référentiel national qualité

Comment se déroule un audit de certification ?

Vous recevez quelques jours avant l’audit le planning d’audit. Ce document vous permet de prendre connaissance de l’organisation de la journée. Il vous appartient de le valider et d’indiquer le nom de l’interlocuteur ou des interlocuteurs qui seront présents lors de l’audit.

Le jour J, l’audit débute par une réunion d’ouverture. Ce moment est important car les participants se présentent et l’auditeur explique de la manière dont va se dérouler l’audit. L’auditeur valide également toutes les données importantes concernant l’audit (catégories des actions à certifier, nom des responsables, etc.). Durant la journée, l’auditeur passe en revue les indicateurs qui concernent l’organisme audité. Pour chaque indicateur, celui-ci doit présenter une preuve de la conformité de l’organisme. 

Dans le cas où l’auditeur détecte une non-conformité, ce dernier vous averti. 

L’audit se termine par une réunion de clotûre. L’auditeur réalise une synthèse de l’audit et entre dans le détail des éventuelles non-conformités. Ils expliquent pourquoi l’indicateur n’est pas conforme et en ligne avec le niveau attendu du référentiel et du guide de ministère du travail.

Quelques jours au plus tard après l’audit, vous recevez l’auditeur vous envoie votre rapport d’audit

Mon organisme est il monosite ou multisite ?

Un organisme de formation qui loue ponctuellement des salles ou qui intervient chez ses clients est un organisme mono site.

En revanche, un organisme qui a des équipes présentes sur plusieurs sites à longueur d’année est un organisme multisite.

Cependant de nombreux cas de figure existent et sont parfois très complexes pour déterminer si l’organisme est monosite ou multisite. Si vous êtes dans ce cas, n’hésitez pas à nous contacter directement au 01 76 50 44 22.

Quel est le cycle de certification ?

Le cycle de certification est de 3 ans. Le cycle débute par un audit initial sur site ou à distance et, est suivi par un audit de surveillance entre le 14ème mois et le 22ème. A l’échéance des 3 ans, un nouveau cycle recommence avec des modalités identiques.  Ce nouveau cycle fera l’objet d’un nouveau contrat.

Combien de temps y a-t-il entre la signature du contrat et l’audit de certification ?

A ce jour, il faut compter environ 3 mois entre la signature de votre contrat et l’audit. Attention, à partir du second semestre 2021, nous risquons, comme de nombreux de nos concurrents, d’être très sollicités par les organismes de formations retardataires. Le délai augmentera significativement entre la signature du contrat et la date de l’audit du fait d’un pic de demandes.

Nous vous recommandons de faire le choix de votre certificateur au plus tard au premier trimestre 2021. Il est tout à fait possible de signer le contrat début 2021 et de programmer l’audit quelques mois plus tard, si vous n’êtes pas disponible en début d’année.

Que se passe t-il en cas de non-conformité majeure ?

Tout d’abord, il faut savoir que certains indicateurs ne peuvent pas être, en cas de non-conformités, des non-conformités mineures. elles sont forcement majeures. Le guide de lecture du ministère du travail (téléchargeable en bas de cette page) précise pour chaque indicateur le niveau de la non-conformité.

Une non-conformité majeure est bloquante pour la certification. Pour débloquer la situation, l’organisme audité à un délai de 3 mois maximum fixé par la réglementation pour réagir. Il suffit d’adresser à l’auditeur le plan d’action que vous allez mettre en oeuvre et les documents prouvant l’action corrective. A partir de vos documents, l’auditeur, soit revient vers vous pour des précisions, ou les valident et les fait suivre au certificateur.  Le certificateur prend ensuite la décision de certification à partir du rapport d’audit et de tous les documents annexes.

Comment réaliser une demande de certification ?

Il suffit de compléter le questionnaire de demande de certification : Devis Qualiopi
Après avoir renseigner en deux minutes le formulaire en ligne, vous recevrez immédiatement un devis dans boite e-mail.

Pour les demandes de certification Qualiopi Multisites, il suffit de télécharger le formulaire spécifique, de le compléter et le retourner par e-mail.
Dès sa réception, nous vous adressons un devis en tenant compte des spécificités de votre organisme.

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