Certification Qualiopi : référentiel national qualité

Comment se déroule un audit de certification ?

Vous recevez quelques jours avant l’audit le planning d’audit. Ce document vous permet de prendre connaissance de l’organisation de la journée. Il vous appartient de le valider et d’indiquer le nom de l’interlocuteur ou des interlocuteurs qui seront présents lors de l’audit.

Le jour J, l’audit débute par une réunion d’ouverture. Ce moment est important car les participants se présentent et l’auditeur explique de la manière dont va se dérouler l’audit. L’auditeur valide également toutes les données importantes concernant l’audit (catégories des actions à certifier, nom des responsables, etc.). Durant la journée, l’auditeur passe en revue les indicateurs qui concernent l’organisme audité. Pour chaque indicateur, celui-ci doit présenter une preuve de la conformité de l’organisme. 

Dans le cas où l’auditeur détecte une non-conformité, ce dernier vous averti. 

L’audit se termine par une réunion de clotûre. L’auditeur réalise une synthèse de l’audit et entre dans le détail des éventuelles non-conformités. Ils expliquent pourquoi l’indicateur n’est pas conforme et en ligne avec le niveau attendu du référentiel indiqué dans le guide du ministère du travail.

Quelques jours au plus tard après l’audit, l’auditeur vous envoie votre rapport d’audit

Mon organisme est il monosite ou multisite ?

Un organisme de formation qui loue ponctuellement des salles ou qui intervient chez ses clients est un organisme mono site.

En revanche, un organisme qui a des équipes présentes sur plusieurs sites à longueur d’année est un organisme multisite.

Cependant de nombreux cas de figure existent et sont parfois très complexes pour déterminer si l’organisme est monosite ou multisite. Si vous êtes dans ce cas, n’hésitez pas à nous contacter directement au 01 76 50 44 22.

Quel est le cycle de certification ?

Le cycle de certification est de 3 ans. Le cycle débute par un audit initial sur site ou à distance (jusqu’au 30 juin 2022) et, est suivi par un audit de surveillance entre le 14ème mois et le 22ème. A l’échéance des 3 ans, un nouveau cycle recommence avec des modalités identiques.  Ce nouveau cycle fera l’objet d’un nouveau contrat.

Combien de temps y a-t-il entre la signature du contrat et l’audit de certification ?

A ce jour, il faut compter de 5 à 7 semaines selon les périodes entre la signature de votre contrat et l’audit. 

Il est également possible de signer un contrat de certification et de planifier l’audit plusieurs mois plus tard.

Que se passe t-il en cas de non-conformité majeure ?

Tout d’abord, il faut savoir que certains indicateurs ne peuvent pas être, en cas de non-conformités, des non-conformités mineures. elles sont forcement majeures. Le guide de lecture du ministère du travail précise pour chaque indicateur le niveau de la non-conformité.

Une non-conformité majeure est bloquante pour la certification. Pour débloquer la situation, l’organisme audité à un délai de 3 mois maximum fixé par la réglementation pour réagir. Il suffit d’adresser à l’auditeur le plan d’action que vous allez mettre en oeuvre et les documents prouvant l’action corrective. A partir de vos documents, l’auditeur, soit revient vers vous pour des précisions, ou les valident et les fait suivre au certificateur.  Le certificateur prend ensuite la décision de certification à partir du rapport d’audit et de tous les documents annexes.

Je suis un nouvel entrant et je n'ai pas encore de numéro de déclaration d'activité (NDA). Puis-je m'engager dans une démarche Qualiopi ?

Oui, nous pouvez vous engager dans la démarche Qualiopi. Il suffit de joindre au contrat signé, un document prouvant que vous avez demandé à la DREETS un numéro de déclaration d’activité (copie d’un email, etc.). 

Comment réaliser une demande de certification ?

Il suffit de compléter le questionnaire de demande de certification : Devis Qualiopi
Après avoir renseigné en deux minutes le formulaire en ligne, vous recevrez immédiatement un devis dans votre boite e-mail (peut-être dans vos spams).

Quel est le profil des auditeurs qui réalisent les audits ?

Les auditeurs sont des professionnels de l’audit. ils ont tous une expérience significative dans l’audit qualité.

Ils ont également une expérience dans la formation acquises selon leur profil lors d’une expérience professionnelle dans ce domaine  ou lors d’audit de multiples organismes de formation, 

Ils sont sélectionnés rigoureusement pour que nous puissions vous apporter la meilleure expertise possible dans votre métier.

Nous aurons toujours un auditeur près de chez vous. Nous avons plus de 140 auditeurs présents sur la France.

Mon organisme de formation est certifié Qualiopi. Comment puis-je savoir s'il est bien référencé dans la liste officielle des certifiés Qualiopi ?

PRONÉO CERTIFICATION réalise un envoi quotidien des organismes nouvellement certifiés au ministre du travail (DGEFP).

Si le numéro de déclaration de votre organisme et le SIREN que vous avez communiqué à PRONEO sont exacts, vous serez référencé sous 48 heures après avoir reçu votre certificat Qualiopi.

Mon organisme est certifié Qualiopi sur les actions de formation. Je souhaite maintenant étendre la certification au bilan de compétence. Quelle est la marche à suivre ?

Il suffit de nous adresser un email avec votre choix de la nouvelle catégorie à certifier. Nous vous enverrons un devis d’extension de catégorie dans les meilleurs délais.

Un audit d’extension se déroule de la même manière qu’un audit initial.