Un organisme certifié Qualiopi doit informer son organisme certificateur de tout changement susceptible d’impacter la portée ou les conditions de validité de sa certification. Cela inclut notamment :
- la cession de l’organisme
- le changement d’adresse de l’organisme ou d’un site
- l’ouverture ou la fermeture d’un site
- l’arrêt de l’activité de formation dans le cas où l’organisme est multi activité
- la cessation d’activité de l’organisme
- tout autre événement pouvant impacter l’activité de l’organisme et la certification Qualiopi
- Changement d’interlocuteur Qualiopi au sein de l’organisme
Procédure à suivre vis-à-vis du certificateur Qualiopi
| Changement | Action à entreprendre vis à vis à ce PRONÉO | Action à entreprendre vis à vis de la DREETS | Conséquences sur la certification Qualiopi |
| Passage du statut d’entrepreneur individuel à un autre statut juridique | envoyer le nouveau KBIS et le nouveau NDA. Attester que l’organisation et les processus de l’organisme restent identiques | envoyer le nouveau KBIS | Un nouveau certificat actualisé est édité |
| Changement d’adresse de l’organisme ou d’un site | Envoyer le nouveau Kbis ou l’avis SIREN | Envoyer le nouveau KBIS ou l’avis SIREN | Un nouveau certificat actualisé est édité |
| Ouverture ou fermeture d’un site* | Ouverture : envoyer le nouvel avis SIREN ou l’avis SIREN Fermeture : informer le certificateur | Ouverture : envoyer le nouvel avis SIREN Fermeture : informer la DRIEETS / DREETS | Audit initial ou audit d’ajout de site à réaliser. En cas de suppression d’un site, édition d’un certificat mis à jour. |
| Arrêt de l’activité de formation / Cessation d’activité | Informer le certificateur | Informer la DRIEETS / DREETS | Le certificat Qualiopi est retiré. |
| Tout autre événement pouvant impacter l’activité de l’organisme | Prendre contact avec le certificateur | Informer la DRIEETS / DREETS selon l’événement | Conséquence décidée par le certificateur selon l’impact de l’événement |
* Lorsqu’un organisme de formation initialement monosite ouvre un second site, un audit initial en configuration multisite doit être réalisé. Le contrat monosite en cours est alors résilié.
Les cas de cession de l’organisme
La certification Qualiopi peut être conservée lors de la cession d’un organisme à un nouveau repreneur sous les conditions suivantes :
- Le repreneur s’engage formellement, par écrit, à préserver l’organisation et les processus existants dans leur configuration actuelle
- L’organisme n’est pas intégré à une nouvelle structure non certifiée Qualiopi
Deux autres cas sont traités dans la FAQ du ministère du travail et l’impact sur la certification Qualiopi dépendra des modalités de la réorganisation.
Ci-après, extrait de la FAQ.
Qualiopi : fusion et création d’une nouvelle structure
Fusion-création d’une nouvelle entité / fusion-absorption ou rachat d’un organisme de formation certifié par un organisme de formation non certifié
La certification Qualiopi étant associée à une entité juridique (SIREN) et à un numéro de déclaration d’activité (NDA), le transfert de la certification Qualiopi entre deux structures n’est pas autorisé. En cas de création d’une nouvelle entité résultant d’une fusion, absorption ou d’un transfert à une autre entité juridique, cette dernière devra faire une demande de certification (réalisation d’un audit initial comme un nouvel entrant). Aucun processus de certification allégé n’est prévu dans ce cadre.
Qualiopi : fusion-absorption ou rachat
Fusion-absorption ou rachat d’un organisme de formation certifié par un autre organisme de formation certifié
Si un organisme certifié absorbe ou rachète un organisme de formation, c’est-à-dire que la fusion est réalisée sur un numéro de déclaration d’activité existant auquel est associée une certification Qualiopi, l’organisme certifié devra suivre la procédure d’ajout de nouveaux sites afin de pouvoir intégrer les sites issus de l’organisme absorbé à son certificat. Ces sites devront être audités, en procédant à un échantillonnage dans les conditions prévues à l’article 6 de l’arrêté du 6 juin 2019 modifié relatif aux modalités d’audit.
Si l’organisme qui absorbe ou rachète l’organisme de formation était constitué d’un site unique, il devra se soumettre à un nouvel audit initial en tant qu’organisme multi-sites.
