La certification Qualiopi est devenue incontournable pour les prestataires d’actions concourant au développement des compétences. Elle garantit la qualité des processus mis en œuvre et conditionne l’accès aux financements publics ou mutualisés. Pourtant, lors des audits Qualiopi, de nombreuses structures se retrouvent confrontées à des non-conformités. Ces écarts peuvent compromettre l’obtention ou le maintien de la certification s’ils ne sont pas correctement traités.
Nous vous expliquons ce qu’est une non-conformité Qualiopi, quelles sont les plus fréquentes, comment les éviter, et surtout, comment y répondre efficacement.
Qu’est-ce qu’une non-conformité Qualiopi ?
Une non-conformité Qualiopi correspond à un écart entre les pratiques d’un organisme de formation et les exigences du Référentiel National Qualité (RNQ). Elle est relevée par l’auditeur pendant l’audit lorsqu’une ou plusieurs preuves présentées sont absentes, insuffisantes, non pertinentes ou contraires aux attendus.
Il existe deux types de non-conformités :
- Non-conformité mineure : l’exigence est partiellement respectée, ou son absence n’impacte pas directement la qualité de la prestation. L’organisme a 6 mois au maximum pour mettre en place un plan d’action pour corriger la non-conformité. L’auditeur vérifiera l’efficacité des actions correctives au prochain audit.
- Non-conformité majeure : l’écart est significatif et remet en cause la conformité à l’indicateur concerné. L’organisme dispose de 3 mois maximum à partir de la date de l’audit pour apporter les preuves de correction. La certification ne peut être délivrée, maintenue ou renouvelée tant que la non-conformité n’est pas corrigée.
Bon à savoir… Attention certaines non-conformités sont obligatoirement majeures
Les indicateurs 4, 5, 6, 7, 10, 11, 14, 15, 16, 20, 21, 22, 26, 27, 29, 31 et 32 du Référentiel National Qualité ne peuvent donner lieu qu’à des non-conformités majeures. Les autres indicateurs du référentiel peuvent être pondérés et donner lieu à des non-conformités mineures ou majeures.
Les non-conformités les plus fréquentes
L’analyse des non-conformités relevées lors des audits menés par PRONEO Certification en 2024 fait apparaître les indicateurs les plus fréquemment concernés, classés par ordre d’importance :
- Indicateur 30 : Le prestataire recueille les appréciations des parties prenantes : bénéficiaires, financeurs, équipes pédagogiques et entreprises concernées. Niveau attendu Démontrer la sollicitation des appréciations à une fréquence pertinente, incluant des dispositifs de relance et permettant une libre expression.
- Indicateur 1 : Le prestataire diffuse une information accessible au public, détaillée et vérifiable sur les prestations proposées : prérequis, objectifs, durée, modalités et délais d’accès, tarifs, contacts, méthodes mobilisées et modalités d’évaluation, accessibilité aux personnes handicapées. Niveau attendu : Donner une information accessible, exhaustive sur la prestation, c’est-à-dire sur son contenu et sur l’intégralité des items mentionnés. Cette information doit être à jour.
- Indicateur 11 : Le prestataire évalue l’atteinte par les publics bénéficiaires des objectifs de la prestation. Niveau attendu : Démontrer que des mesures formalisées existent et sont mises en oeuvre. »
- Indicateur 2 : Le prestataire diffuse des indicateurs de résultats adaptés à la nature des prestations mises en œuvre et des publics accueillis. Niveau attendu : Donner une information chiffrée permettant de suivre les résultats de la prestation au regard des objectifs.
- Indicateur 21 : Le prestataire détermine, mobilise et évalue les compétences des différents intervenants internes et/ou externes, adaptées aux prestations.Niveau attendu : Démontrer que les compétences requises pour réaliser les prestations ont été définies en amont et sont adaptées aux prestations. La maîtrise de ces compétences par les intervenants est vérifiée par le prestataire.
- Logo Qualiopi : il y a également de très nombreuses non -conformités majeures concernant la mauvaise utilisation du logo Qualiopi
Causes des non-conformités
Les causes des non-conformités sont multiples, mais reviennent souvent à un manque de formalisation ou à une mauvaise compréhension des attendus. Beaucoup d’organismes disposent de pratiques pertinentes mais ne les documentent pas ou ne savent pas les justifier. D’autres se contentent de documents standards sans les adapter à leur propre fonctionnement.
Une autre cause fréquente : l’absence d’appropriation du référentiel. Trop d’organismes voient encore Qualiopi comme une simple contrainte administrative au lieu d’un levier d’amélioration continu
Comment traiter une non-conformité Qualiopi ?
Lorsqu’une non-conformité est constatée, l’auditeur établit une fiche dédiée qui comporte les éléments suivants :
Le risque associé : analyse des conséquences potentielles liées à l’écart identifié.
La défaillance constatée : description précise de l’écart observé par rapport à l’exigence de l’indicateur concerné.
Les constats factuels : éléments concrets relevés par l’auditeur, ou au contraire, éléments attendus mais absents.
Sur cette même fiche de non-conformité, l’organisme doit proposer un plan d’actions correctives pour les non-conformités mineures. Pour les non-conformités, l’organisme doit apporter en plus des éléments de preuves à l’auidteur. L’objectif est de démontrer la mise en conformité effective.
Les actions correctives doivent :
- Être précises, réalistes et directement liées à la cause de l’écart ;
- Être mises en œuvre dans les délais imposés par l’organisme certificateur ;
- Produire des éléments de preuve tangibles
L’absence de réponses à des non-conformités dans les délais peut amener à une suspension ou à un retrait de certification selon les cas. Dans le contexte d’un audit initial, un refus de certification est prononcé.
La très grande majorité des organismes audités apportent des réponses pertinentes aux non-conformités et peuvent obtenir leur certification ou la maintenir.
