La certification Qualiopi constitue un passage incontournable pour les organismes de formation souhaitant bénéficier des financements publics ou mutualisés (OPCO, Pôle emploi, Régions, CPF, etc.). Si l’audit initial marque une première étape décisive, l’audit de renouvellement est tout aussi crucial pour pérenniser la démarche qualité engagée. Expert de la certification Qualiopi, PRONEO vous apporte ici un éclairage approfondi sur ce processus essentiel.
Enjeux stratégiques liés à l’audit de renouvellement Qualiopi
Pour les organismes certifiés, la réussite de l’audit de renouvellement dépasse la simple conformité au référentiel national qualité. Elle renforce leur positionnement auprès de leurs financeurs et parties prenantes, tout en affirmant une démarche qualité pérenne. Le renouvellement constitue une occasion importante pour chaque organisme d’évaluer objectivement l’efficacité de ses pratiques et d’identifier des opportunités d’amélioration continue.
L’audit de renouvellement Qualiopi est l’étape obligatoire permettant à un organisme déjà certifié de prolonger sa certification pour une nouvelle période de trois ans. Réalisé avant la date d’échéance de la certification initiale, il permet à l’organisme certificateur de vérifier la continuité de la conformité aux exigences du référentiel national qualité (RNQ).
Qu’est-ce que l’audit de renouvellement Qualiopi ?
Il s’agit d’une évaluation exhaustive de l’ensemble des indicateurs du référentiel. À ce titre, l’auditeur s’assure notamment que l’organisme audité applique effectivement et durablement les dispositions qualité mises en place initialement.
Il est recommandé de réaliser l’audit de renouvellement environ 4 mois avant son échéance. Cela permet de vous assurer une transition en douceur et d’éviter toute rupture de certification. Quelle que soit la date de votre audit de renouvellement, la validité du nouveau certificat prendra effet le lendemain de l’échéance du certificat actuel.
Bon à savoir… Accédez au texte officiel sur l’audit revouvellement
L’arrêté du 31 mai 2023 portant diverses mesures en matière de certification qualité des organismes de formation détaille dans son article 3 les regles applicables à l’audit de renouvellement.
Qu’évalue-t-on pendant l’audit ?
L’audit de renouvellement Qualiopi couvre obligatoirement tous les indicateurs applicables du référentiel, quel que soit le type d’activité certifiée : action de formation, bilan de compétences, validation des acquis de l’expérience (VAE) ou formation par apprentissage.
L’objectif premier de cet audit est de garantir la continuité opérationnelle du système qualité. L’auditeur vérifie rigoureusement l’adéquation entre les pratiques mises en œuvre et les preuves documentaires présentées. Il s’attache particulièrement à analyser :
- La maîtrise des processus mis en place au sein de l’organise pour répondre aux indicateurs
- Le respect de la charte graphique et de l’utilisation du logo Qualiopi
- La pertinence et l’efficacité des actions mises en œuvre pour répondre aux non-conformités ou axes d’amélioration identifiés précédemment.
Comment se déroule l’audit de renouvellement Qualiopi ?
L’audit de renouvellement doit être anticipé suffisamment tôt pour respecter le calendrier imposé par la réglementation. Celui-ci doit impérativement être réalisé avant la date anniversaire de la certification initiale afin d’éviter toute interruption dans la validité de la certification. À ce sujet, la reglementation demande que l’audit soit planifié idéalement au moins trois mois avant l’expiration de la certification actuelle.
Le déroulement de l’audit suit généralement ces étapes :
- Élaboration et validation du plan d’audit : communiqué par l’auditeur à l’organisme audité, ce plan précise les indicateurs évalués, les personnes concernées, ainsi que la durée de l’audit.
- Réalisation effective de l’audit : l’auditeur conduit une analyse approfondie basée sur des entretiens, des observations directes, ainsi que sur l’examen minutieux de documents et enregistrements.
- Restitution immédiate : à l’issue de l’audit, une réunion de clôture permet de restituer les constats à l’organisme audité. Les non-conformités éventuelles et points d’amélioration sont explicitement présentés à ce stade.
- Transmission du rapport d’audit : un rapport complet est envoyé après l’audit. Ce rapport précise notamment les éventuelles non-conformités (mineures ou majeures) ainsi que les délais pour y répondre.
Quelles sont les conséquences en cas de non‑conformité ?
Une non-conformité majeure lors de l’audit de renouvellement Qualiopi nécessite obligatoirement une action corrective rapide sous peine de perte temporaire de la certification. L’organisme dispose alors d’un délai de 3 mois pour présenter les éléments de preuve démontrant que la non-conformité majeure est levée. Si à la date d’échéance du certificat, et dans la limite des 3 mois suivant l’audit, l’organisme n’a pas apporté de réponse satisfaisante aux non-conformités majeures, son certificat est suspendu jusqu’au terme de ce délai de 3 mois.
Pour une non-conformité mineure, l’organisme dispose d’un délai de 6 mois pour sa mise en conformité. L’efficacité des actions mises en œuvre sera vérifiée par l’auditeur lors du prochain audit.
Certificat renouvelé et suivi ultérieur
La réussite de l’audit de renouvellement Qualiopi donne lieu à l’émission d’un nouveau certificat pour une période de trois ans. Au cours de ce nouveau cycle de certification, un nouvel audit de surveillance intermédiaire sera programmé afin de garantir la pérennité du système qualité.
Cet audit de surveillance est à réaliser entre le 14ème et 22ème mois du nouveau cycle de certification.
Avec PRONÉO Certification, l’assurance d’un audit de qualité
PRONEO, acteur de référence dans la certification Qualiopi, suit ses certifiés tout au long du processus avec rigueur, impartialité et une exigence méthodologique élevée. En tant qu’organisme certificateur indépendant, PRONEO est accrédité par le COFRAC (Comité Français d’Accréditation) selon la norme ISO/IEC 17065, ce qui garantit le respect des plus hauts standards en matière d’indépendance, de compétence et de fiabilité des décisions de certification
