Vous lancez votre activité de formation et souhaitez obtenir la certification Qualiopi. En tant que nouvel entrant, vous bénéficiez de modalités spécifiques pour votre audit initial. Cette page vous aide à comprendre ce statut, ses implications concrètes, les indicateurs concernés et les obligations à respecter dès le démarrage.
Que vous proposiez des formations, des bilans de compétences, de la VAE ou de la formation par apprentissage, ces règles vous concernent dès votre première demande de certification.
Votre organisme est-il nouvel entrant ?
Selon l’arrêté du 31 mai 2023, est considéré comme nouvel entrant :
- Un prestataire dans sa première année d’activité en tant qu’organisme de formation,
- Ou un prestataire qui débute une nouvelle catégorie d’actions (exemple: un OF qui ajoute l’apprentissage à son offre).
Lors de l’audit initial, certains indicateurs sont audités de manière adaptée : seule leur formalisation est exigée, la mise en œuvre effective étant vérifiée ultérieurement lors de l’audit de surveillance (entre le 14e et le 22e mois après la certification).
Comment est déterminée la durée de l’audit d’un nouvel entrant ?
La durée de l’audit est normalement calculée à partir du chiffre d’affaires total du bilan pédagogique du candidat à la certification. Dans le cas d’un organisme nouvel entrant n’ayant pas encore transmis de bilan pédagogique et financier à l’administration, il devra fournir un document indiquant le montant des produits perçus par catégorie de financeur relatifs à l’activité de prestataire d’actions concourant au développement des compétences, pour permettre d’établir son chiffre d’affaires.
Au moment de votre devis, PRONEO Certification vous adressera ce document qu’il faudra compléter à partir de vos données comptables. Ces données pourront faire l’objet d’une vérification sur place le jour de l’audit (comparaison entre le montant des produits déclarés à l’organisme certificateur et les produits inscrits en comptabilité).
Comment se déroule l’audit initial d’un organisme nouvel entrant ?
Un organisme nouvel entrant bénéficie d’un audit initial adapté.
Les indicateurs 2, 3, 11, 13, 14, 19, 22, 24, 25, 26 et 32 du référentiel national qualité font l’objet de modalités d’audit adaptées. Pour ces indicateurs, l’auditeur procède à la vérification de la formalisation du processus à l’audit initial, la mise en oeuvre effective de l’indicateur par l’organisme audité étant vérifiée à l’audit de surveillance.
Voici les 11 indicateurs audités avec souplesse pour les nouveaux entrants :
| Numéro de l’indicateur | Thème |
|---|---|
| 2 | Indicateurs de résultats |
| 3 | Taux de réussite et débouchés des certifications |
| 11 | Évaluation des acquis |
| 13 | Alternance : coordination avec l’entreprise |
| 14 | Accompagnement socio-professionnel |
| 19 | Ressources pédagogiques |
| 22 | Formation continue des intervenants |
| 24 | Veille métiers |
| 25 | Veille pédagogique |
| 26 | Publics en situation de handicap |
| 32 | Amélioration continue |
Pour ces indicateurs, l’auditeur vérifiera uniquement que vous avez construit vos processus (ex. : procédures internes, grilles d’analyse, veille organisée…), même s’ils n’ont pas encore été mis en œuvre.
Comment se déroule l’audit de surveillance ?
L’organisme nouvel entrant bénéficie d’un audit initial adapté. Par contre, l’audit de surveillance permet de vérifier la mise en oeuvre effective des indicateurs par l’organisme audité étant vérifiée à l’audit de surveillance. Tous les indicateurs applicables aux catégories sont audités.
Lors de l’audit de surveillance, la durée de l’audit est augmentée de 0,5 jour pour permettre le contrôle approfondi des 11 indicateurs à mise en œuvre différée.
Points de vigilance
- L’organisme doit avoir commencé au moins une action dans chaque catégorie demandée pour que l’audit soit réalisable.
- À l’audit de surveillance, la mise en œuvre réelle des indicateurs sera contrôlée. Elle doit être documentée.
