Guide de lecture Qualiopi V9, une nouvelle référence pour l’excellence en formation.

Le référentiel national qualité (RNQ) est présenté dans le décret no 2019-565 du 6 juin 2019 relatif au référentiel national sur la qualité des actions concourant au développement des compétences.

Le référentiel est composé de 7 critères et de 32 indicateurs. Le guide de lecture du ministère du travail permet de prendre mieux comprendre les attendus pour répondre aux exigences de ce référentiel.

Le guide de lecture V9

La version actuelle du guide est la version 9. La version 10 devrait paraitre au cours du premier semestre 2025. Les indicateurs ne seront modifiés mais il est possible que le niveau attendu de certains d’enter eux soit modifiés.

Le guide de lecture détaille les exigences du référentiel national qualité en précisant :

• Le niveau attendu du prestataire : Pour chaque indicateur, le guide décrit précisément ce qui est attendu des organismes, leur permettant de comprendre ce qu’ils doivent démontrer lors des audits.
• Exemples de preuves : Afin d’illustrer concrètement les attentes, le guide propose des exemples de documents ou d’éléments de preuve que les organismes peuvent fournir. Cela aide à éviter les incompréhensions et à préparer efficacement les audits.
• Précisions spécifiques : Pour certaines catégories d’actions, comme la formation, le bilan de compétences ou l’apprentissage, le guide apporte des précisions supplémentaires pour adapter les exigences aux spécificités de chaque type de prestation.

Le préambule du guide est également important car il précise des éléments sur la conduite de l’audit de certification, les indicateurs applicables, les spécificités des nouveaux entrants et les obligations en lien avec les sous-traitants.

Chaque indicateur est présenté en détail. Ils sont de deux types. Ils sont soit génériques et s’appliquent sur les quatre catégories d’action (actions de formation, bilan de compétences, valorisation des acquis par l’expérience, formation par apprentissage) ou ils sont spécifiques à une ou plusieurs catégories.

Le référentiel Qualiopi est composé de 7 critères et de 32 indicateurs applicables selon les catégories à certifier.

• Critère 1 : Les conditions d’information du public sur les prestations proposées, les délais pour y accéder et les résultats obtenus ;
• Critère 2 : L’identification précise des objectifs des prestations proposées et l’adaptation de ces prestations aux publics bénéficiaires, lors de la conception des prestations ;
• Critère 3 : L’adaptation aux publics bénéficiaires des prestations et des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation mises en œuvre ;
• Critère 4 : L’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement aux prestations mises en œuvre ;
• Critère 5 : La qualification et le développement des connaissances et compétences des personnels chargés de mettre en œuvre les prestations ;
• Critère 6 : L’inscription et l’investissement du prestataire dans son environnement professionnel ;
• Critère 7 : Le recueil et la prise en compte des appréciations et des réclamations formulées par les parties prenantes aux prestations délivrées.

Ces sept critères sont reliés à 22 indicateurs qui s’appliquent à l’ensemble des prestataires (tronc commun), auxquels s’ajoutent 10 indicateurs spécifiques à l’apprentissage ou aux formations certifiantes.

L’utilité du guide lors des audits

• Une conduite d’audit plus efficace : Le guide précise comment les indicateurs peuvent être audités, que ce soit de manière chronologique ou en fonction des liens de cohérence entre les différents critères. Cela permet aux auditeurs de suivre un processus logique et fluide, tout en s’assurant que tous les aspects importants sont couverts.
• Une interprétation uniforme : Grâce aux exemples de preuves et aux précisions apportées, le guide garantit que les auditeurs appliquent les mêmes standards et évaluent les organismes de manière équitable, quel que soit le contexte.
• Une gestion des non-conformités : Le guide indique également comment pondérer les non-conformités, distinguant celles qui sont mineures de celles qui sont majeures, et offrant ainsi un cadre clair pour la mise en œuvre des actions correctives nécessaires.

En somme, le guide de lecture assure que les audits sont menés avec rigueur et cohérence, en alignant les attentes des auditeurs et des organismes sur des bases communes

Un outil évolutif pour une adaptation continue

L’une des forces du guide de lecture est sa capacité à évoluer en fonction des besoins du secteur de la formation et des retours d’expérience des audits. Le guide est régulièrement mis à jour par le ministère du travail.

Les aspects évolutifs du guide de lecture comprennent :

• Mises à jour régulières : Les versions successives du guide intègrent des modifications qui clarifient encore davantage certains points ou ajoutent des précisions. 
• Adaptation aux nouveaux entrants : Le guide de lecture prévoit des modalités spécifiques pour les organismes nouvellement créés ou ceux qui étendent leurs activités, en ajustant les exigences pour les premiers audits.
• Prise en compte de la sous-traitance : la version V9 du guide de lecture est la première version du guide qui précise comment auditer les organismes réalisant des missions en tant que sous-traitants. Les organismes qui travaillent à 100% en sous-traitance peuvent maintenant accéder à la certification Qualiopi.

Cette capacité à évoluer fait du guide de lecture un outil toujours pertinent et en phase avec les réalités du terrain. Il accompagne les organismes de formation dans leur démarche de certification en leur fournissant des repères actualisés et adaptés à leur contexte spécifique.

Exemple d’un indicateur Qualiopi détaillé

L’indicateur 1 du référentiel national qualite est repris ci-dessous afin de vous expliquer la lecture d’un indicateur.

Les 32 indicateurs sont détaillés dans le guide de lecture. Selon la ou les catégories certifiées parmi les actions de formation, le bilan de compétence, les VAE et les formation par apprentissage certains indicateurs sont applicables ou non.

Les exemples de preuves présentés pour chaque indicateur ne sont pas obligatoires. A partir du moment ou l’organisme est en capacité de démontrer sa conformité à l’indicateur, l’auditeur valide la réponse de l’audité.

Est-ce que tous les indicateurs sont audités à chaque audit ?

Les indicateurs applicables aux organismes qui se présentent à la certification diffèrent selon leur profil et leur offre.

Plusieurs paramètres entre en compte pour déterminer les indicateurs applicables lors d’un audit

• le type d’audit ‘initial, sureveillance, renouvellement)
• la ou les catégories à certifier entre les actions de formation, le bilan de compétence, la VAE, la formation par apprentissage,
• le type d’actions de formation proposée, formation inscrite au RNCP ou non
• le profil de l’organisme, donneur d’ordre et/ou sous traitant
• la durée des actions de formation, inférieure ou supérieure à deux jours

L’audit de certification initiale

Selon le profil de l’organisme qui se présente à l’audit initial, l’auditeur est amené à auditer certains indicateurs de manière différente.

• L’organisme de formation existant

Un organisme disposant d’un bilan pédagogique et financier est audité sur tous les indicateurs de la catégorie pour laquelle il souhaite être certifié. Dans le cas, d’un organisme audité sur les actions de formation, les indicateurs 3, 7 et 16 sont applicables si celui-ci réalise des formations certifiantes inscrites au RNCP.

• L’organisme de formation nouvel entrant

Un organisme est considéré comme nouvel entrant dans sa première année d’activité et s’il débute sur une nouvelle catégorie d’actions, pour les indicateurs applicables à cette catégorie.

Pour les nouveaux entrants, les indicateurs 2, 3, 11, 13, 14, 19, 22, 24, 25, 26 et 32 du référentiel national figurant à l’annexe mentionnée à l’article D. 6316-1-1 du code du travail font l’objet de modalités d’audit adaptées. Pour ces indicateurs, l’organisme certificateur procède à la vérification de la formalisation du processus à l’audit initial, la mise en oeuvre effective de l’indicateur par l’organisme audité étant vérifiée à l’audit de surveillance.

L’audit de surveillance

L’audit de surveillance est réalisé entre le 14ème et 22ème mois du cycle de certification.

L’objectif de cet audit est de vérifier que le référentiel est toujours appliqué au sein de l’organisme.

Tous les indicateurs applicables à l’organisme sont audités.

Cependant, l’auditeur peut décider d’auditer a minima les indicateurs suivants: 

– les indicateurs ayant fait l’objet de non-conformités à l’audit initial.

– l’efficacité des actions correctives et des mesures préventives du plan d’action mises en place

– les indicateurs ne pouvant donner lieu qu’à des non-conformités majeures mentionnés à l’article 5, applicables à l’organisme audité

– les indicateurs 1, 17, 19, et, pour les organismes concernés, l’indicateur 3 du référentiel national figurant à l’annexe mentionnée à l’article D. 6316-1-1 du code du travail

– pour les organismes ayant bénéficié des conditions de durée aménagées à l’audit initial, les indicateurs n’ayant pas été vérifiés à l’audit initial, applicables à l’organisme audité.

Pour les organismes audités en tant que nouveaux entrants à l’audit initial, l’organisme certificateur procède à la revue de l’ensemble des indicateurs applicables à l’organisme audité. L’audit de surveillance peut donner lieu au constat de non-conformités avec le référentiel.

L’audit qui suit l’audit de surveillance est l’audit de renouvellement. Ces audits sont différents dans leur approche et dans leur modalité.

L’audit de renouvellement

L’audit de renouvellement donne lieu à un nouveau contrat.

Il doit etre réalisé au moins 3 mois avant l’échéance du certificat afin que l’organisme audité dispose du délai nécessaire pour lever une éventuelle non-conformité majeure.

L’audit de renouvellement porte sur tous les indicateurs.