Quel est le processus de certification Qualiopi ?
PRONÉO Certification vous explique clairement en 7 étapes le chemin pour la certification Qualiopi. Nos équipes sont rompues à l’organisation des audits Qualiopi et nous sommes à votre disposition pour vous expliquer tout le processus en détail.
On peut décomposer en 7 étapes principales le processus Qualiopi :
- Se préparer à la certification
- Choisir un organisme certificateur accrédité
- Audit initial pour l’obtention de la certification
- Correction des éventuelles non-conformités
- Obtention de la certification pour 3 ans.
- Audit de surveillance entre le 14e et 22e mois
- Renouvellement après 3 ans
1 – Se préparer à la certification
Plusieurs méthodes peuvent être envisagées pour se préparer à la certification.
Certains organismes choisissent de se préparer seuls, tandis que d’autres sollicitent l’accompagnement de consultants ou optent pour un audit à blanc auprès de leur certificateur.
Le point clé de la démarche reste l’appropriation du référentiel Qualiopi par l’organisme. C’est pourquoi le recours à un consultant doit être encadré avec soin.
Nous souhaitons également vous rappeler qu’un consultant ne peut pas représenter l’organisme lors de l’audit. L’audité doit impérativement être le dirigeant, un salarié, ou un sous-traitant ayant une fonction clairement définie au sein de la structure depuis plusieurs mois, au minimum. Ce sous-traitant doit figurer nominativement dans l’organigramme de la structure et être sous contrat.
La préparation doit s’appuyer sur le guide de lecture du ministère du travail. Ce guide reprend toutes les exigences du référentiel national qualité en détaillant les critères et les 32 indicateurs.
Afin de vous assurer que vous utilisez bien la version en vigueur du guide, nous vous recommandons de la télécharger sur le site du ministère du travail.
Le premier travail consiste à identifier les indicateurs et les exigences qui concernent la ou les catégories sur lesquels l’audit va porter. Si votre organisme est nouvel entrant les indicateurs sont audités de manières spécifiques pour certains d’entre eux
Il est important de bien identifier les indicateurs communs et les indicateurs spécifiques. Par exemple, si votre organisme dispense des certifications professionnelles, vous devez apporter des éléments de preuves supplémentaires.
Si vous ne réalisez que des formations en tant que sous-traitants, le processus d’audit est identique mais les indicateurs applicables sont spécifiques à votre profil.
???? Bon à savoir… Vérifiez que vous utilisez la dernière version du guide
Le guide de lecture du ministère évolue régulièrement. Actuellement, la version 9 est en vigueur. Il est question d’une version 10 du guide dans les mois à venir.
2 – Le choix du certificateur est primordial
De préférence, sélectionnez un organisme certificateur déjà accrédité et non pas autorisé par le Comité français d’accréditation (Cofrac). Un organisme autorisé n’est pas encore accrédité par le COFRAC, il est sur le chemin de l’accréditation.
Si tous les certificateurs accrédités organisent leur activité en respectant les mêmes règles, cela n’aboutit pas à des organisations identiques.
Chez PRONEO Certification, nous avons axé notre organisation sur :
- la réactivité aux demandes clients
- la proximité géographique avec 150 auditeurs sur le territoire
- la formation et l’expertise de nos équipes
Un contrat de certification doit être clair sur les engagements du certificateur et sur les tarifs pratiqués durant le cycle de 3 ans.
Chez PRONEO, nous avons mis l’accent que la transparence de nos pratiques et de nos tarifs. Pour obtenir une proposition commerciale, il suffit de compléter le formulaire en ligne pour recevoir immédiatement un devis précis et transparent.
3 – Réaliser l’audit initial
L’audit initial est obligatoirement réalisé sur site. Si nous ne disposez pas de locaux dédiés à la formation, il est possible de passer l’audit dans n’importe quel lieu de votre choix.
Il est important de noter que l’organisme candidat ne peut pas se faire représenter lors d’un audit. Seuls le dirigeant, un salarié ou une personne qui occupe une fonction externalisée sous-contrat (responsable qualité, responsable opérationnel, etc.) qui est dans ce cas, considérée comme faisant partie du personnel du client et peut être interviewée en tant que tel. Cette personne doit être sous-contrat pour une période de plusieurs mois.
Quelques semaines avant l’audit, l’auditeur doit vous envoyer le plan d’audit. Ce document est destiné à organiser la journée en précisant les horaires, la liste des indicateurs audités, le nom des personnes présentes
L’auditeur ne réalise pas un audit de toutes les formations de l’organisme. Il réalise un échantillonnage réprésentatif de l’organisme audité.
L’objectif de l’échantillonnage est d’analyser une sélection représentative des dossiers pour vérifier leur conformité avec les exigences du Référentiel National Qualité (RNQ) et de s’assurer que les processus de l’organisme sont homogènes et respectent les critères Qualiopi.
L’audit initial se déroule en plusieurs étapes :
La réunion d’ouverture
- Présentation de l’auditeur et des participants.
- Rappel des objectifs, des critères du Référentiel National Qualité (RNQ), et des étapes de l’audit.
- Vérification des informations concernant l’organisme audité.
- Confirmation du périmètre audité (ex. les types d’actions concernées : formation, bilan de compétences, VAE, apprentissage).
Le déroulement de l’audit
- L’auditeur passe en revue chaque indicateur concerné et demande des éléments de preuve à l’audité afin de valider la conformité.
- Le cas échéant, l’auditeur vous informe en cas de non-conformités
La réunion de clôture
- L’auditeur fait une synthèse de l’audit :
- Il récapitule les éventuelles non-conformités
- Il vous explique les prochaines étapes et les délais
- Il répond à vos questions
4 – Correction des éventuelles non-conformités.
L’auditeur vous adresse quelques jours après l’audit son rapport. Celui-ci contient éventuellement des non-conformités auxquelles l’audité doit répondre.
Dès lors que l’auditeur accepte vos réponses aux non-conformités, le rapport définitif est envoyé au certificateur.
Le comité de certificateur passe en revue votre dossier dans sa totalité, contrat signé, BPF, organigramme, rapport d’audit, fiche de non-conformité. A partir de ces éléments, le comité décide de certifier ou non l’organisme
5 – Obtention de la certification pour 3 ans.
Dès que la décision de certification est prise, votre certificat Qualiopi vous est adressé. En parallèle, PRONEO Certification informe le ministère du travail de votre certification. Sous 48H00 environ, votre organisme apparait dans la liste nationale des certifiés.
Le premier jour de votre certification est le jour de la prise de décision du comité de PRONEO et non pas la date de votre audit initial.
6 – Audit de surveillance
L’audit de surveillance doit être réalisé entre le 14e et 22e mois du cycle de certification. L’absence d’audit de surveillance déclenche la suspension du certificat Qualiopi.
7 – Renouvellement après 3 ans
L’audit de renouvellement est à planifier avant l’échéance des 3 ans afin d’éviter une rupture de certification. cet audit est identique à un audit initial. il se déroule sur site et tous les indicateurs des catégories concernées sont audités.
Nous conseillons à nos certifiés de réaliser leur audit de renouvellement entre 3 et 6 mois avant l’échéance de leur certification en cours.
