Le transfert de certification Qualiopi permet la transition sans perte de validité de la certification Qualiopi. PRONEO Certification facilite cette démarche en proposant un transfert gratuit, sans frais pour l’organisme souhaitant effectuer cette transition.
Ce processus est strictement encadré par la réglementation et doit respecter plusieurs étapes pour garantir la continuité de la certification selon les exigences du référentiel national qualité.
Le transfert de certification Qualiopi est une solution permettant aux organismes de formation de changer de certificateur tout en conservant leur certification et leur conformité au référentiel national qualité. PRONEO Certification facilite ce transfert en assurant un processus rapide, transparent et totalement gratuit. Grâce à une prise en charge professionnelle et un réseau d’auditeurs expérimentés, les organismes certifiés peuvent garantir la continuité de leurs actions de formation, tout en bénéficiant d’un suivi de qualité.
Le transfert de certification peut se faire à tout moment du cycle de 3 ans, après l’audit initial et avant l’audit de surveillance ou entre l’audit de surveillance et avant l’audit de renouvellement.
Pourquoi opter pour un transfert de certification Qualiopi ?
Un organisme peut souhaiter changer de certificateur pour plusieurs raisons :
- Qualité du service : Certains organismes souhaitent un suivi plus rigoureux et une meilleure communication de la part de leur certificateur.
- Flexibilité : Un prestataire plus réactif peut être recherché pour simplifier les démarches de certification et de surveillance.
- Expertise sectorielle : Chaque certificateur peut avoir des spécialités différentes et des auditeurs plus adaptés aux actions de formation spécifiques de l’organisme.
- Coût et optimisation : Un transfert peut permettre d’obtenir une meilleure offre en termes de tarifs et de conditions, tout en respectant les exigences du référentiel national qualité.
Le transfert de certification Qualiopi est donc une solution pour garantir que l’organisme bénéficie d’un suivi de qualité avec PRONEO Certification
???? Bon à savoir… Le transfert chez PRONEO Certification est gratuit
Nous réalisons les transferts entrants gratuitement : prise de contact avec l’ancien certificateur, analyse du dossier, prise de décision de transfert, édition du nouveau certificat
Les étapes du transfert de certification
1. Dépôt de la Demande de Transfert
L’organisme souhaitant transférer sa certification doit déposer une demande auprès de PRONEO Certification. Cette demande inclut :
- Un formulaire de transfert
- Une autorisation permettant à l’ancien certificateur de transmettre les documents nécessaires
- Une copie de la certification actuelle précisant ladate d’émission et d’échéance
2. Vérification de l’éligibilité au transfert
PRONEO Certification analyse la demande pour s’assurer que le transfert est réalisable. Il vérifie notamment :
- Que l’organisme est bien certifié et que son certificat est toujours valide.
- Que la certification couvre l’ensemble du périmètre d’activité demandé (exemple : formation, bilan de compétences, VAE, apprentissage).
- Que les indicateurs du référentiel national qualité sont bien respectés.
- Que la certification n’a pas été suspendue ou retirée.
Si la certification a été suspendue, le transfert est impossible et l’organisme peut repasser un audit initial avec PRONEO Certification pour obtenir une nouvelle certification.
3. Transmission des documents par l’ancien certificateur
Une fois la demande de transfert validée, l’ancien certificateur doit, sous un délai de 15 jours, transmettre à PRONEO Certification
- Une copie du certificat Qualiopi en vigueur
- Un dossier détaillant les éventuellesnon-conformités détectées
- Le plan d’actions correctives mis en œuvre par l’organisme certifié
- Les éventuelles réclamations à l’encontre de l’organisme de formation
Si l’ancien certificateur refuse de transmettre ces documents, le nouvel organisme certificateur peut signaler cette situation à l’instance nationale d’accréditation, le COFRAC
4. Analyse du dossier et décision
PRONEO Certification examine les éléments transmis et décide soit :
- D’accepter le transfert et de confirmer la certification.
- De demander un audit complémentaire, si certaines informations nécessitent une vérification plus approfondie.
- De refuser le transfert, avec une justification écrite envoyée à l’organisme demandeur.
Si un audit complémentaire est nécessaire, celui-ci portera sur l’analyse de la ou les catégories transférées. L’objectif est de s’assurer que l’organisme respecte toujours les exigences du référentiel national qualité.
Dans 98% des cas aucun audit complémentaire n’est nécessaire.
5. Finalisation du transfert et émission du nouveau Certificat
Si le transfert est validé, le nouvel organisme certificateur :
- Informe l’ancien certificateur de sa décision
- Émet unnouveau certificat reprenant la date d’échéance du certificat initial
- Assure la continuité du suivi et des audits de surveillance
Une fois le certificat délivré, l’ancien certificat devient automatiquement caduc.
Cas particulier : transfert en cas de non-obtention ou de retrait d’accréditation
Dans certaines situations, l’organisme souhaitant transférer sa certification peut être confronté à un refus de transmission des documents par son ancien certificateur. Cela peut arriver si :
- L’ancien certificateur a perdu son accréditation depuis plus de 6 mois
- L’organisme a échoué à son audit initial.
Dans ces cas de figure, l’organisme doit repasser un audit initial pour obtenir la certification Qualiopi.
Pour toute demande de transfert ou pour obtenir un devis, contactez PRONEO Certification dès maintenant.
Le transfert de certification pour son propre compte ou entre entreprises
Un entrepreneur individuel peut transférer sa certification s’il passe un certificat pour son propre compte si celui-ci confirme par écrit que son orgnisation reste identique
Mis à part ce cas spécifique, le transfert d’une certification entre entreprise n’est pas possible.
La certification Qualiopi étant associée à une entité juridique (SIREN) et à un numéro de déclaration d’activité (NDA), le transfert de la certification Qualiopi entre deux structures n’est pas autorisé.
Si vous avez des projets de transfert de certification Qualiopi entre vos sociétés, n’hésitez pas à nous interroger.
Si je transfère mon certificat, existe-t-il un risque temporaire de rupture de certification ?
Non, après la décision de transfert actée par PRONEO Certification, nous vous envoyons un nouveau certificat. Par aiileurs, nous déclarons votre organisme certifié pour qu’il apparaisse sur la liste nationale des certifiés. En outre, l’ancien certificateur est informé que le certificat a été repris.
Est-ce qu’un devis va m’être adressé lors de ma demande de transfert ?
Oui, un devis vous est systématiquement communiqué s’il vous reste un audit à réaliser dans le cycle. Si vous vous transféré votre certificat avant votre audit de renouvellement PRONEO certification vous adressera un devis pour le cycle de 3 ans conprenant le renouvellement et la surveillance.
Le transfert vers PRONEO Certification est-il payant ?
Non, PRONEO Certification ne prend aucun frais. En revanche, il convient de vous renseigner auprès de votre certificateur si le transfert sortant est facturé. Certain certificateur facture cette action.
