Questions fréquentes (FAQ)

En complément de la présente foire aux questions, éditée par Pronéo Certification à l’appui d’experts, et notamment du ministère du travail, vous pouvez accéder au « questions-réponses » de la DGEFP (Délégation générale de l’emploi et de la fonction publique, Ministère du travail) via le lien suivant : https://travail-emploi.gouv.fr/IMG/pdf/faq_certification-qualite.pdf

  •  Combien de temps faut-il prévoir entre ma demande et la réalisation de l’audit ?
    En moyenne, avec Pronéo Certification, votre audit initial est réalisé entre 3 et 4 semaines après la signature du devis. Les demandes urgentes peuvent être évaluées au cas par cas. Le devis, lui, est obtenu en un instant grâce à notre formulaire de demande de devis en ligne, sur https://www.proneo-certification.fr/devis-certification-qualiopi-referentiel-national-qualite. Le devis est instantanément envoyé par courriel. Il vous suffit de le renvoyer signé par courriel pour démarrer votre processus de certification.
    Dans un second temps, une fois l’audit réalisé, le certificat est adressé en moyenne sous 10 à 15 jours ensuite, s’il n’y a pas de non-conformités ou lorsqu’elles ont été levées.

  • Mon organisme financeur me signale que ma certification n’est pas référencée alors que j’ai déjà reçu mon certificat. Comment résoudre le problème ?
    Nous adressons quotidiennement au ministère du travail la liste de nos clients certifiés par catégorie d’action. Une fois que vous recevez votre certificat Qualiopi, il faut compter 48 heures pour que votre organisme soit référencé dans l’annuaire national des certifiés Qualiopi, accessible via le présent lien. Nous mettons à disposition un outil unique sur notre site, reprenant ces données officielles, permettant de vérifier simplement l’état officiel de la certification de tout organisme, sur https://www.proneo-certification.fr/annuaire-organismes-formation-qualiopi.
    Deux conditions incontournables sont nécessaires pour figurer dans l’annuaire :
    Le dernier bilan pédagogique et financier (BPF) doit être transmis à la DREETS/DRIEETS chaque année. Si cela n’est pas le cas vous devez régulariser votre situation auprès de cet organisme ;
    Si votre organisme a déménagé dans une autre région, un nouveau numéro de déclaration d’activité et un nouveau numéro SIREN vous ont été attribués. Vous devez nous le signaler.
    Par ailleurs, il arrive que votre situation soit à jour mais que l’OPCO vous indique que vous n’avez pas obtenu la certification. Dans ce cas, il convient de l’orienter vers la liste officielle, qui est la seule officiellement valable, comme prévu par l’arrêté du 1er février 2021 relatif aux listes des prestataires certifiés par les organismes et les instances mentionnés à l’article L. 6316-2 du code du travail et des établissements réputés avoir satisfait à l’obligation de certification mentionnés à l’article L. 6316-4 du code du travail.

  • Des non-conformités ont été détectées lors de mon audit (initial ou autre) ? Comment résoudre cette situation ?
    Il existe deux types de non-conformités : les mineures et les majeures. Pour une mineure, vous devez proposer une action de correction mise en application sous 6 mois pour lever cette non-conformité. Pour une non-conformité majeure, vous devez, sous 3 mois, apporter des preuves à Pronéo certification de la mise en œuvre d’une action de correction.

    La vérification des preuves se fait dans 99% des cas à distance. Cependant, lorsqu’un nombre important de non-conformités majeures survient en audit, Pronéo Certification se réserve la possibilité de programmer un audit complémentaire sur site.

  • Qualiopi ou le Référentiel national qualité (RNQ), qu’est-ce que c’est ?
    Qualiopi est la marque associée à la certification selon le Référentiel national qualité (RNQ), qui s’adresse aux organismes prestataires d’actions concourant au développement des compétences (OPAC ou PAC), incluant quatre catégories d’actions possibles : actions de formation, bilan de compétences, VAE, apprentissage.
    Il s’agit de la certification, rendue obligatoire par la loi n° 20186771 du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel, permettant l’accès pour un organisme aux financements publics ou mutualisés.
  • A qui s’applique l’obligation de certification Qualiopi ?
    L’article 6 de la loi du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel oblige s’adresse aux organismes prestataires du développement des compétences (actions de formation, bilan de compétences, VAE, apprentissage) financés par un opérateur de compétences, la commission paritaire interprofessionnelle mentionnée à l’article L. 6323-17-6, l’Etat, les régions, la Caisse des dépôts et consignations, Pôle Emploi ou l’Agefiph.
    La certification Qualiopi est accessible à tout organisme disposant d’un numéro de déclaration d’activité (NDA).
    Elle est obligatoire pour tout organisme souhaitant bénéficier d’un financement public ou mutualisé.

  • Mon organisme est déjà référencé sur Datadock. Suis-je dispensé d’obtenir Qualiopi ?
    Non. Le référencement Datadock n’est pas une certification et ne permet pas de respecter l’exigence de certification imposée par la loi Avenir professionnel. Datadock permettait jusqu’au 31 décembre 2021, de bénéficier de financements publics. Depuis le 1er janvier 2022, la certification Qualiopi est obligatoire pour bénéficier de fons.

  • Mon organisme dispose de plusieurs numéros de déclaration d’activité (NDA). Un audit mutualisé peut-il être réalisé ?
    Non. Une certification Qualiopi est attribuée pour un NDA et un numéro SIREN. Si plusieurs NDA existent au sein de l’organisme, il y a autant de demandes de certification à traiter. L’organisme peut aussi revoir sa stratégie pour potentiellement regrouper ses prestations sous un même NDA.

  • La certification Qualiopi est-elle le seul moyen d’accéder aux financements ?
    Quid par exemple de l’enseignement supérieur, du secteur sanitaire et sociale ou des écoles de la 2e chance par exemple ?
    Qualiopi est le moyen principal pour accéder aux financements publics ou mutualisés mais pas n’est pas le seul. Cependant, certaines instances de labellisation, reconnues par France Compétences, peuvent également délivrer la certification. Chacune ne couvre qu’une partie des catégories d’action possibles et n’est accessible qu’à un public ciblé. Exemples : ministère de l’intérieur pour les écoles de conduite, ministère de l’éducation nationale et de la jeunesse, avec Eduform, etc. La liste complète des instances de labellisation, ainsi que des organismes de certification autorisés à délivrer Qualiopi, est disponible sur le site Internet du ministère du travail, sur https://travail-emploi.gouv.fr/formation-professionnelle/acteurs-cadre-et-qualite-de-la-formation-professionnelle/liste-organismes-certificateurs.

  • Par ailleurs, des équivalences existent-elles ?
    Un système d’équivalence existe pour certains cas et permet de dispenser les organismes concernés d’obtenir la certification Qualiopi :
    • Les établissements d’enseignement supérieur publics accrédités après évaluation par le Haut conseil de l’évaluation de la recherche et de l’enseignement supérieur (HCERES) ;
    • Les établissements d’enseignement supérieurs privés d’intérêt général (EESPIG) reconnus par arrêté après évaluation par le Comité consultatif pour l’enseignement supérieur privé ;
    • Les établissements d’enseignement supérieur accrédités par arrêté à délivrer un titre d’ingénieur, après évaluation par la Commission des titres d’ingénieur (CTI).
      Cette exemption vaut également pour les autres actions concourant au développement des compétences réalisées par ces établissements.
      Le système d’équivalence couvre également :
    • Le champ sanitaire et social, où interviennent déjà l’ARS et les DREETS.

  • Qui peut délivrer Qualiopi ?
    La loi n° 2018-771 du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel prévoit que la certification soit délivrée par un organisme tiers. La liste des organismes de certification autorisés ou accrédités par le Cofrac (Comité français d’accréditation) et des instances de labellisation autorisés est tenue à jour sur https://travail-emploi.gouv.fr/formation-professionnelle/acteurs-cadre-et-qualite-de-la-formation-professionnelle/liste-organismes-certificateurs.

  • Comment savoir si un organisme de certification fait partie des organismes autorisés à délivrer Qualiopi ?
    Sur https://travail-emploi.gouv.fr/formation-professionnelle/acteurs-cadre-et-qualite-de-la-formation-professionnelle/liste-organismes-certificateurs, est susceptible de contenir des organismes accrédités et en cours d’accréditation. Le seul moyen de vérifier la validité de l’accréditation d’un organisme de certification est de se rendre sur https://www.cofrac.fr/, d’y rechercher l’organisme grâce à son nom, puis de vérifier la validité de son attestation d’accréditation.

  • Mon organisme de certification peut-il m’aider dans la mise en conformité au référentiel ?
    Non. Par nature, un organisme de certification n’est pas autorisé, du fait de son accréditation par le Cofrac, à prodiguer des conseils ou proposer un accompagnement pour faciliter la mise en conformité d’un organisme prestataire concourant au développement des compétences. En effet, il serait alors juge et partie.
    En revanche, nous pouvons proposer des audits blancs (ou pré-audits), permettant de faire un point sur la conformité aux indicateurs Qualiopi. Nous mettons également à disposition un test en ligne, permettant d’appréhender les exigences du référentiel de manière simple : https://www.proneo-certification.fr/test-en-ligne.
    Enfin, les organismes certificateurs, sur demande, sont susceptibles de mettre à disposition une liste de cabinets de conseil si l’organisme prestataire le souhaite. Cela ne garantir en tout cas une obtention plus simple de la certification.

  • Quels sont les points de différenciation entre organismes certificateurs ? Comment faire mon choix ?
    Tous les organismes de certification autorisés à délivrer Qualiopi se basent sur le même référentiel et délivrent un certificat donnant le droit d’utiliser le même logo. La procédure est cadrée et la plus homogénéisée possible grâce à des textes réglementaires et quelques documents édités par la DGEFP (Délégation générale à l’emploi et à la formation professionnelle) du ministère du travail.
    Cependant, la procédure de certification s’inscrit dans une démarche commerciale et tous les certificateurs ne proposent donc pas des services égaux. Il existe plusieurs points de différenciation, qui peuvent varier de manière plus ou moins importante selon le certificateur choisi : le prix, la clarté des tarifs, le service client, la disponibilité de l’équipe, la compétence des auditeurs et leur mode sélection et de qualification, leur pédagogie, les outils de gestion de l’activité de l’organisme certificateur, la fluidité du processus de certification, les délais de traitement, le professionnalisme de l’équipe pour répondre à vos questions, etc. Pour plus d’information, consulter notre rubrique Notre offre, nos spécificités.

  • Un organisme réalisation plusieurs catégories d’actions, par exemple actions de formation et bilan de compétences, est-il obligé de se faire certifier pour toutes ses catégories ?
    Non. La certification est délivrée pour une catégorie d’actions donnée. Cependant, il est à noter que si l’organisme souhaite ultérieurement ajouter une catégorie, cela constitue une demande d’extension et nécessite la réalisation d’un audit d’une durée équivalente à celle d’un audit initial.
  • Mon organisme est implanté à l’étranger. Quelles sont les modalités applicables ?
    Lorsqu’un organisme multisite possède un site à l’étranger, ce dernier est bien inclus à l’échantillonnage et se fait auditer à distance.
    Par ailleurs, un organisme dont le siège social se situe à l’étranger et qui exerce une partie de son activité sur le territoire français possède un numéro de déclaration d’activité (NDA). Il doit désigner un représentant domicilié en France, habilité à répondre en son nom aux obligations légales, conformément à l’article R. 6351-3 du code du travail. Par conséquent, le représentant en France de l’organisme étranger doit répondre
    du respect des critères du référentiel Qualiopi au nom de l’organisme étranger. Les audits sont réalisés auprès du réprésentant en France, qui est chargé de fournir les éléments de preuve demandés. En l’absence de locaux dédiés à la réalisation des actions, l’organisme certificateur et son représentant peuvent convenir d’un lieu de réalisation de l’audit. L’audit ne se fait jamais à l’étranger.

  • Est-ce possible d’avoir deux certificats distincts, pour un même organisme prestataire, au sein de deux organismes de certification différents, pour deux catégories d’action différentes ?
    Oui.

  • Est-il possible d’afficher le nom d’une marque commerciale sur le certificat Qualiopi ?
    Non. Le nom qui figure sur le certificat est la raison sociale pour laquelle l’organisme prestataire a demandé la certification.

  • Mon organisme a reçu un refus de certification. Dois-je apporter les preuves que les NC majeures sont résolues avant de repasser l’audit initial ?
    Oui, l’article 8 de l’arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit précise que le PAC (prestataire concourant au développement des compétences) doit présenter à l’organisme certificateur les non-conformités qui lui ont été signalées et démontrer qu’elles ont été résolues, donc les non-conformités majeures aussi.

  • Mon organisme est déjà certifié Qualiopi. Je souhaite réaliser une extension de certification pour de nouvelles catégories d’action (action de formation, bilan de compétences, VAE ou apprentissage). Comment procéder ?
    Il s’agit de réaliser un audit d’extension, dont la durée est la même que pour l’audit initial, c’est-à-dire la durée de base à laquelle
    s’ajoute la durée de la catégorie d’actions faisant l’objet de l’extension et le cas échéant la durée d’audit prévue par site échantillonné (article 9 de l’arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit). L’audit porte sur les catégories d’actions faisant l’objet de la demande d’extension. L’audit d’extension s’ajoute à l’audit de surveillance prévu pendant le cycle de certification puisque ces deux audits sont indépendants.
  • Comment la durée de l’audit est-elle définie ? Est-elle négociable ?
    La durée des audits est définie réglementairement par l’arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit associées au référentiel national mentionné à l’article D. 6316-1-1 du code du travail. Elle doit être strictement respectée par tous les organismes certificateurs. Donc, quel que soit celui qui est choisi, les durées d’audit appliquées doivent être les mêmes.
    Le tableau des durées est le suivant :

  • Tous mes dossiers vont-ils être passés en revue pendant l’audit ?
    En général, non. L’audit permet, d’une part, de vérifier que les dispositions prises par le PAC (prestataire concourant au développement des compétences) sont en conformité avec les indicateurs applicables du Référentiel national qualité (RNQ). D’autre part, il vise à analyser des dossiers de prestations réalisées pour vérifier la bonne mise en œuvre des dispositions prévues, en conformité avec le RNQ. Si l’activité du PAC est récente et que ce dernier n’a réalisé qu’une ou deux prestations, il est envisageable que l’auditeur les passe toutes en revue. Au-delà d’un certain volume de prestations, l’auditeur réalise un échantillonnage, en privilégiant les prestations les plus représentatives.
  • L’audit peut-il se tenir en présence de mon consultant Qualiopi ? Celui-ci peut-il me représenter le jour de l’audit ?
    Il est autorisé qu’un responsable qualité externalisé participe à l’audit pour faciliter les réponses à l’auditeur. L’article 1 de l’arrêté relatif aux modalités d’audit du 6 juin 2019 précise seulement les éléments suivants : « L’organisme certificateur établit et communique un plan d’audit. Ce plan détermine le périmètre de l’audit, les noms des personnes à rencontrer et indique les indicateurs du référentiel concernés par l’audit ».
    Cependant, un consultant est un fournisseur et ne dispose pas de contrat avec l’organisme certificateur. Or, ce dernier audite son client et n’a le droit de s’adresser qu’à lui. Le consultant peut venir en appui, mais pas se remplacer au client en tant qu’audité.
    La donne change si ce consultant est un responsable qualité externalisé occupant une fonction sous contrat au sein du prestataire audité. Dans ce cas, il est considéré comme faisant partie du personnel du PAC (prestataire concourant au développement des compétences) et donc peut être interrogé en tant que tel.

  • Mon organisme ne dispose pas de locaux administratifs ni de lieu de réalisation des prestations. L’audit peut-il être réalisé à distance ?
    Dans ce cas, le PAC (prestataire concourant au développement des compétences) et l’organisme de certification conviennent ensemble du lieur de l’audit sur site.

  • L’audit peut-il inclure des points de contrôle réglementaires ? (Accessibilité, ERP, RGPD, etc.)
    Non. Qualiopi est une démarche qualité définie par des textes réglementaires mais l’auditeur n’a pas pour rôle d’audit des aspects réglementaires, dont la responsabilité revient d’ailleurs à d’autres organismes tels que la DREETS ou les OPCO par exemple.

  • Le référentiel national qualité comporte 32 indicateurs. Sont-ils tous audités systématiquement ?
    Non. Le guide de lecture du ministère du travail, accessible sur https://travail-emploi.gouv.fr/IMG/pdf/guide-lecture-referentiel-qualite.pdf, indique, pour chaque indicateur, à quelle catégorie d’action il s’applique. Le nombre d’indicateurs applicable peut varier de 22 à 32, selon les critères détaillés dans le tableau ci-dessous.

    En complément, l’organisme de certification doit s’assurer : d’une part, que l’organisme prestataire a conservé les réclamations dont il a eu connaissance concernant la conformité aux exigences de certification et mis ces enregistrements à la disposition de l’organisme de certification sur demande ; et d’autre part, que l’organisme respecte la charte d’utilisation du logo de certification Qualiopi.

  • Quel chiffre d’affaires est pris en compte pour le calcul de la durée d’audit ?
    Pour la détermination de la durée d’audit, c’est le chiffre d’affaires global inscrit sur le bilan pédagogique et financier (BPF) qu’il faut prendre en compte. Un nouvel entrant est un organisme de formation nouvellement déclaré auprès de la DREETS, qui démarre son activité et n’a pas encore transmis de bilan pédagogique et financier. Le chiffre d’affaires de ce dernier est considéré comme nul. Dans ce cas, il adresse à son organisme certificateur une attestation comptable pour l’indiquer.
  • Mon chiffre d’affaires change de tranche entre l’audit initial et l’audit de surveillance. La durée d’audit doit-elle être réévaluée ?
    Non. Le chiffre d’affaires de votre BPF, pris en compte pour l’établissement de votre devis initial, est valable pour le cycle de certification entier, soit 3 ans (ou 4 si vous avez bénéficié de ce régime).
  • Je viens de créer mon organisme. Dois-je attendre d’obtenir mon NDA (numéro de déclaration d’activité) pour demander la certification Qualiopi ?
    • Non. Une demande de certification Qualiopi peut être déposée dès lors qu’un organisme possède un NDA ou a déposé une demande de NDA. Dans ce dernier cas, il doit fournir une copie de la demande de NDA qui a été faite.
    • L’audit peut également être réalisé lorsque l’organisme est en attente de son NDA. En revanche, l’émission du certificat ne peut se faire que lorsque l’organisme a obtenu son NDA.

  • Je n’ai pas encore réalisé de prestations. Puis-je être audité ?
    • Oui. L’auditeur vérifie les dispositions mises en place par l’organisme pour se conformer aux exigences du Référentiel national qualité (RNQ), la manière dont il est prévu de fonctionner pour la mise en œuvre des prestations à venir. Il pourra vérifier en audit de surveillance la mise en œuvre de dispositions prévues et ainsi effectuer des échantillonnages.
  • Si mon PAC (prestataire concourant au développement des compétences) exige à ses sous-traitant d’obtenir la certification Qualiopi, est-ce une preuve recevable pour l’indicateur 27 relatif à la sous-traitance ?
    La loi n’oblige pas le sous-traitant à être certifié. Cependant, si le sous-traitant est détenteur de la certification Qualiopi il est censé respecter de fait les critères du Référentiel national qualité (RNQ) et permettre donc au donneur d’ordre de répondre à l’indicateur 27. Cependant, la responsabilité de la qualité appartient au donneur d’ordre, le seul organisme audité. Charge à ce dernier de mettre en place les modalités qui assurent la chaîne de la qualité, y compris avec les sous-traitants. L’organisme donneur d’ordre doit donc être en mesure de présenter des éléments de preuve.
    De manière générale, le sous-traitant se doit de récupérer des preuves de respect du RNQ auprès de ses sous-traitants. Cela doit rester même une condition d’acceptation de collaborer avec ce sous-traitant.
    Le sous-traitant ne peut se prévaloir du fait qu’il détient par ailleurs une certification qualité qu’il aurait obtenu pour ses propres activités, pour s’exonérer de ses obligations contractuelles.

  • Mon PAC (prestataire concourant au développement des compétences) ne réalise que de la sous-traitance. Puis-je me faire auditer ?
    Un organisme intervenant exclusivement en sous-traitance peut faire le choix de demander la certification Qualiopi mais doit avoir la capacité d’apporter les éléments de preuve. Ainsi, le PAC (prestataire concourant au développement des compétences) demandant la certification doit pouvoir démontrer qu’il met en place ses propres process sur ses formations ou autres actions. Il revient à l’auditeur d’apprécier si les éléments de preuve permettent de répondre aux indicateurs du référentiel.

  • Mon PAC (prestataire concourant au développement des compétences) réalise des formations en direct et en sous-traitance. Les actions de formation réalisées en sous-traitance sont-elles susceptibles d’être auditées ?
    Toutes les actions de formation réalisées par l’organisme entrent dans le périmètre de l’audit. Le PAC doit pouvoir démontrer la mise en place de processus qui répondent au Référentiel national qualité (RNQ).

  • Comment l’auditeur vérifie-t-il la conformité au Référentiel national qualité (RNQ) de mes actions sous-traitées ?
    Dans le cas d’une sous-traitance, l’auditeur vérifie tous les éléments qui permettent de démontrer les modalités de sélection et de pilotage des sous-traitants (processus de sélection, justificatifs présentés par les sous-traitants, animation qualité dédiée par le donneur d’ordre, etc. Il s’agit donc en premier lieu de vérifier le processus de sous-traitance mis en place par l’organisme, et, en second lieu, si nécessaire, de vérifier des éléments de preuve associés à une action donnés, récupérés par l’organisme donneur d’ordre.

  • La fonction qualité d’un PAC (prestataire concourant au développement des compétences) peut-elle être externalisée ou sous-traitée ?
    Afin de se préparer au mieux à la certification Qualiopi, beaucoup d’organismes se font accompagner par un consultant faisant parfois office de responsable qualité. Cet accompagnement en « amont » de la certification ne doit pas se substituer au « référent qualité » au sein de l’organisme. Dans le cas d’un organisme monosite, la réglementation n’interdit pas qu’un organisme sous-traite la gestion et suivi de la qualité. Cependant, l’article 1 de l’arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit précise qu’un contact soit identifié afin de répondre aux sollicitations de l’organisme certificateur dans le cadre de ses audits.
    « Article 1 – Audit initial : L’audit initial nécessite que l’organisme certificateur collecte auprès de l’organisme candidat à la certification les données suivantes : la raison sociale de l’organisme et les coordonnées d’un contact identifié. »
    S’il s’agit d’un multisite (système qualité unique et fonction centrale), l’article 6 de l’arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit précise que la fonction centrale ne peut être sous-traitée. « l’organisme candidat doit identifier sa fonction centrale qui fait partie de l’entité et n’est pas sous-traitée ».

  • Puis-je obtenir la certification Qualiopi si mon organisme de formation se situe à l’étranger (hors de France) ?
    Oui, c’est possible sous certaines conditions. L’organisme doit en premier lieu disposer d’un NDA (numéro de déclaration d’activité). De plus, l’organisme doit désigner un représentant domicilité en France, habilité à répondre en son nom aux obligations légales, conformément à l’article R. 6351-3 du code du travail. Les audits sont réalisés auprès du représentant en France, à qui il revient de récupérer auprès de l’organisme étranger les éléments de preuve nécessaires.
  • Mon organisme est-il monosite ou multisite ?
    • Un organisme multisite est couvert par un seul système qualité comprenant une fonction centrale, qui n’est pas nécessairement le siège, qui régit plusieurs sites sur lesquels tout ou partie des activités administratives, commerciales ou d’ingénierie, entrant dans le champ de la certification, sont réalisées par du personnel permanent. Un organisme multisite n’est pas nécessairement une seule entité juridique, mais tous les sites concernés ont un lien juridique ou contractuel avec la fonction centrale de l’organisme.
    • Comme indiqué dans l’article 6 de l’arrêté du 6 juin 2019, pour être qualifié de multisite :
      • L’organisme candidat doit avoir un seul et unique système qualité ;
      • L’organisme candidat doit identifier sa fonction centrale qui fait partie de l’entité et n’est pas sous-traitée ;
      • La fonction centrale doit avoir l’autorité organisationnelle pour définir, mettre en place et faire fonctionne le système qualité unique ;
      • Tous les sites doivent être inclus dans le programme de surveillance géré par la fonction centrale. Cette dernière est responsable des mesures correctives nécessaires sur les sites. Elle veille à ce que les données de chaque site soient collectées et analysées, et doit être capable de démontrer son autorité et sa capacité à amorcer au besoin des changements organisationnels.
    • Il est interdit d’exclure un site du périmètre de la certification.

  • Quel est l’enjeu d’être certifié en monosite ou en multisite ?
    Un organisme multisite détient une certification globale couvrant tous les sites qui le composent. Les audits sont réalisés par échantillonnage des sites. Si chacun des sites présentait une demande de certification monosite, il y aurait autant de certifications que de sites. La démarche multisite permet, d’une part, un avantage financier, et d’autre part, une organisation plus simple du processus de certification. Pour y être éligible, l’organisme doit respecter les critères du multisite énoncés dans l’arrêté du 6 juin 2019.

  • Un site servant uniquement pour les animations de prestations, mais sans activité administrative, pédagogique ou d’ingénierie, est-il considéré comme un site d’un organisme multisite ?
    Non.

  • Mon organisme était monosite et devient multisite. Quelle est la procédure à suivre ?
    Dans ce cas, il est nécessaire de réaliser un nouvel audit initial en mode multisite, au cours duquel il est nécessaire de vérifier notamment le rôle de la fonction centrale.

  • Mon organisme multisite souhaite ajouter un ou plusieurs sites. Quelle est la procédure à suivre ?
    Si un nouveau site demande à rejoindre un organisme multisite certifié, il doit être audité avant d’être inclus dans le certificat, en plus de l’audit de surveillance prévu au cours du cycle de certification. Après intégration du nouveau site sur le certificat, il doit être ajouté aux sites du périmètre pour déterminer la taille de l’échantillon et la durée des prochains audits de surveillance ou de renouvellement.
    Si le nombre de sites à ajouter est important, il peut parfois être financièrement plus intéressant de réaliser un nouvel audit initial complet. Pour cela, contactez Pronéo Certification afin d’en discuter.

  • Comment sont sélectionnés les sites à auditer ?
    Ils sont choisis aléatoirement par l’organisme de certification. Les critères de sélection peuvent être : la localisation géographique, la représentativité du site par rapport à l’activité globale, les catégories d’action couvertes, etc.

  • Un organisme comprenant en son sein plusieurs services de formation indépendants et autonomes, tous rattachés au même NDA (numéro de déclaration d’activité), est-il éligible au dispositif multisite ?
    Non. L’organisme ne répond pas aux critères du multisite. S’il souhaite bénéficier d’une certification unique, il doit mettre en œuvre des changements organisationnels pour parvenir à une démarche qualité commune.

  • Un organisme de portage salarial ayant un NDA (numéro de déclaration d’activité) est-il éligible au dispositif multisite ?
    Il ne peut être audité comme un organisme multisite que s’il répond à la définition donnée par l’arrêté du 6 juin 2019. En revanche, les salariés portés par cet organisme ne constituent pas des sites en tant que tels. Le porteur de la certification est l’organisme de portage.

  • Quel doit être le rôle de la fonction centrale pour la surveillance des sites ?
    La fonction centrale doit s’assurer du respect des exigences du Référentiel national qualité (RNQ) pour chacun des sites de l’organisme multisite.
  • Mon organisme propose des prestations dans le cadre d’un contrat de professionnalisation. Dois-je demander la certification pour de l’apprentissage ?
    Non. Le contrat de professionnalisation ne rentre pas dans la catégorie des actions de formation par apprentissage qui sont mentionnées au 4° de l’article L. 6313-1 du code du travail.

  • Mon CFA est sous convention avec un établissement d’enseignement supérieur bénéficiant d’une exemption de certification du fait d’une équivalence. Suis-je dispensé de l’obtention de la certification Qualiopi ?
    Non.

  • Une unité de formation par apprentissage (UFA), travaillant pour le compte d’un CFA (centre de formation d’apprentis) sont-ils considérés comme des sites ?
    Non. Ces UFA sont créés par convention entre un établissement d’enseignement et un CFA, qui lui confie la réalisation des enseignements, conformément à l’article L. 6233-1 du code du travail. Le CFA conserve la responsabilité administrative. Par conséquent, le CFA s’assure, dans le cadre de la convention passée avec l’établissement, que les critères qualité exigés au regard du référentiel national sont respectés. L’UFA est audité comme un sous-traitant du CFA, selon les exigences de l’indicateur 27.
  • En cas de non-conformités détectées en audit, puis-je encore obtenir la certification Qualiopi ?
    La présence de non-conformités détectées lors de l’audit ne met pas à l’arrêt la démarche de certification. Cela permet à l’organisme d’identifier des points d’écart par rapport aux exigences du Référentiel national qualité (RNQ), et donc de savoir ce qu’il doit corriger. La certification peut être attribuée dès lors que les non-conformités ont été levées, c’est-à-dire que l’organisme y a apporté une action corrective.

  • Combien de temps m’est-il accordé pour traiter les non-conformités ?
    Pour une non-conformité mineure, l’organisme établit un plan d’action qu’il adresse à l’organisme certificateur et doit mettre en œuvre dans un délai de 6 mois. La vérification de la mise en œuvre des actions correctives est faite à l’audit suivant. Pour une non-conformité majeure, la vérification de la mise en œuvre des actions correctives doit pouvoir être faite sous 3 mois par l’organisme de certification.

  • Si j’ai reçu des non-conformités en audit initial, dois-je à nouveau me faire auditer ?
    L’arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit associées prévoit dans son article 5 que la vérification du traitement des non-conformités puisse donner lieu à la réalisation d’un audit complémentaire, à distance ou sur site.
    Avec Pronéo Certification, dans plus de 95% des cas, cette vérification se fait par échanges documentaires à distance. Dans de rares cas, un audit complémentaire est réalisé.

  • Combien peut-il y avoir de non-conformités au maximum ?
    Autant que d’indicateurs applicables PAC (prestataire d’actions concourant au développement des compétences) audité. Il ne peut y avoir plus d’une non-conformité pour un même indicateur.

  • Comment savoir si une non-conformité est mineure ou majeure ?
    C’est l’auditeur qui apprécie la gradation des non-conformités et en partage les raisons en audit. Le guide de lecture du ministère du travail détaille, pour chaque indicateur ce qui permet de classer une non-conformité en mineure ou majeure.
  • Notre organisme affiche déjà un logo comportant la Marianne, tout comme Qualiopi. Comment gérer cette question d’affichage ? Peut-on afficher le logo Marianne deux fois sur un même document ?
    • Pour les organismes de formation certifiés Qualiopi, qui sont soumis à la charte Etat et qui utilisent un logo gouvernemental ou ministériel comportant la Marianne et la mention « République Française », ils ne peuvent apposer une double Marianne.
    • Aussi, l’avis de la DGEFP (Délégation générale de l’emploi et de la fonction publique, du ministère du travail) est demandé au cas par cas dans ce genre de situation.
    • Par exemple, dans le cas d’un Greta utilisant le logo du ministère de l’éducation nationale, il est proposé que l’organisme prestataire concerné étudie avec son service de communication la possibilité d’y remédier et de privilégier l’usage de la marque Qualiopi avec Marianne et la mention « République Frençaise » qui a vocation à être celle reconnue du public.
  • Mon organisme déménage. Quel est l’impact sur mon certificat Qualiopi ?
    Si le déménagement a lieu dans la même région, le numéro SIRET est modifié. En revanche, le numéro SIREN et le numéro de déclaration d’activité (NDA) ne sont pas impactés. En conséquence, mon organisme conserve sa certification Qualiopi et l’organisme de certification doit malgré tout en être informé. La DREETS (ou DRIEETS) puis PRONÉO Certification doivent être informés de ce changement. La réédition du certificat n’est pas nécessaire.
    Si le déménagement a lieu avec un changement de région, le numéro SIRET, le numéro SIREN et le numéro de déclaration d’activité (NDA) sont modifiés. En conséquence, mon organisme peut conserver sa certification après en avoir informé son organisme de certification qui édite un nouveau certificat. La DREETS (ou DRIEETS) puis PRONÉO Certification doivent être informés de ce changement. La réédition du certificat est nécessaire.
  • Mon organisme change de raison sociale. Quel est l’impact sur mon certificat Qualiopi ?
    Vous devez informer votre organisme de certification afin que ce dernier édite un certificat avec votre nouvelle raison sociale.
    Pour conserver son certificat, le PAC (prestataire d’actions concourant au développement des compétences) doit s’engager sur le fait que son organisme reste identique avant et après le changement de NDA, aussi bien au niveau de sa structure juridique que de son organisation.
  • Mon organisme change de numéro SIRET. Que dois-je faire pour Qualiopi ?
    Vous devez informer la DREETS (ou DRIEETS). Votre organisme de certification peut demander à être informé mais cette information n’est pas indispensable pour déclarer l’organisme dans la liste de certifiés Qualiopi.
  • Mon organisme change de numéro SIREN. Quel est l’impact pour Qualiopi ?
    La certification est conservée si l’organisme reste identique du point de vue de sa structure et dans son organisation.

  • Mon numéro de déclaration d’activité (NDA) a changé. Quel est impact pour Qualiopi ?
    PRONÉO Certification doit en être informé le plus tôt possible afin de procéder à une mise à jour, qui est à répercuter dans la liste publique des organismes de formation. Pour conserver son certificat, le PAC (prestataire d’actions concourant au développement des compétences) doit s’engager sur le fait que son organisme reste identique avant et après le changement de NDA, aussi bien au niveau de sa structure juridique que de son organisation.

  • Je vends mon organisme à un autre organisme prestataire qui a également une offre de formation. Puis-je conserver ma certification Qualiopi ?
    Non, un audit initial est nécessaire pour obtenir une nouvelle certification Qualiopi. Le certificat existant est perdu.
  • De manière générale, est-il possible de transférer/céder sa certification Qualiopi d’un organisme prestataire à un autre ?
    Non. La certification qualité est rattachée à un numéro d’enregistrement de déclaration d’activité (NDA), conformément à l’annexe II du décret n°2019-565 du 6 juin 2019 relatif au Référentiel national sur la qualité (RNQ). La certification Qualiopi ne peut pas être transférée d’un organisme prestataire à l’autre. Il revient au nouveau PAC (prestataire d’actions concourant au développement des compétences), une fois déclaré auprès du service régional de contrôle de la DREETS (ou DRIEETS), de déposer un dossier de candidature à la certification Qualiopi auprès d’un organisme certificateur.
  • Je vends les parts sociales de ma SARL ou les actions de ma SAS de mon organisme. Est-il possible de conserver ma certification ?
    Oui, la certification Qualiopi peut suivre la société dans le cadre de son changement de statut juridique à condition que la nouvelle société fonctionne de manière identique à périmètre égal. Le certifié doit fournir le Kbis, le nouveau numéro de déclaration d’activité (NDA) et une attestation qui précise que le fonctionnement et l’activité de l’organisme restent identiques. La DREETS (ou DRIEETS) puis PRONÉO Certification doivent être informés de ce changement.
  • Je suis auto-entrepreneur et mon auto-entreprise est certifiée Qualiopi. Je crée ensuite une société (SARL ou SAS) dans laquelle je souhaite basculer mon activité de développement des compétences. Est-ce possible ?
    La certification Qualiopi peut suivre la société dans le cadre de son changement de statut juridique à condition que la nouvelle société fonctionne de manière identique à périmètre égal. Le certifié doit fournir le Kbis, le nouveau numéro de déclaration d’activité (NDA) et une attestation qui précise que le fonctionnement et l’activité de l’organisme reste identique. La DREETS (ou DRIEETS) puis PRONÉO Certification doivent être informés de ce changement.

 

  • L’audit de surveillance porte-t-il sur tous les indicateurs du référentiel ?
    Durant le temps imparti à l’audit de surveillance, tous les indicateurs doivent être vérifiés. Toutefois, une attention particulière sera portée aux non-conformités identifiées lors du précédent audit ainsi qu’à l’efficacité des actions correctives et des mesures préventives du plan d’action mises en place. Si une non-conformité mineure est confirmée, elle est requalifiée en non-conformité majeure.

  • Comment se déroule la planification de mon audit de surveillance ?
    L’organisation de l’audit de surveillance varie selon l’organisme de certification. Avec Pronéo Certification, vous n’avez pas à vous en soucier. Votre auditeur prend contact avec vous en temps utile pour que l’audit de surveillance puisse se tenir et le certificat maintenu dans les délais.

  • La durée de l’audit de surveillance est-elle identique à celle de l’audit initial ?
    Non. La grille donnée par l’arrêté du 6 juin 2019 prévoit des durées inférieures en audit de surveillance. Pour un organisme ayant un chiffre d’affaires de moins de 150 000 euros, la durée est au moins de 0,5 jour. Pour plus de détail, consulter https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000038565293/.

  • L’audit de surveillance est-il réalisé sur site ou à distance ?
    Si l’audit initial a été réalisé à distance, alors l’audit de surveillance est obligatoirement réalisé sur site. Dans le cas où l’audit initial a été réalisé à distance, l’audit de surveillance est par défaut réalisé sur site. Cependant, il est réalisé sur site selon le résultat de l’analyse de risque de l’organisme certificateur (exemples : nombre de non-conformités important, changement juridique, etc.), il peut être décidé que l’audit de surveillance ait aussi lieu sur site.

  • Est-ce que je conserve le même auditeur entre l’audit initial et l’audit de surveillance ?
    Dans la majorité des cas et dans la mesure du possible, l’audit qui réalise l’audit de surveillance est le même que l’audit de surveillance. Si les conditions pratiques ne sont pas propices à conserver le même auditeur, il peut être envisagé de changer d’auditeur.

  • A l’issue de l’audit de surveillance, est-ce que je reçois un nouveau certificat Qualiopi ?
    Non. Le certificat en vigueur est maintenu à l’identique.
  • Indicateur 1 – « Le prestataire diffuse une information accessible au public, détaillée et vérifiable sur les prestations proposées : prérequis, objectifs, durée, modalités et délais d’accès, tarifs, contacts, méthodes mobilisées et modalités d’évaluation, accessibilité aux personnes handicapées. »
    S’il ne manque qu’un seul item (par exemple, est-ce une non-conformité mineure ou majeure ?
    S’il manque un item ou plusieurs, il s’agit d’une information absente de manière non ponctuelle et répétitive, ce qui constitue une non-conformité majeure. Si l’information avait bien été prévue mais qu’elle avait été manquante de manière ponctuelle et non répétitive, ce serait une non-conformité mineure.
  • Indicateur 2 – « Le prestataire diffuse des indicateurs de résultats adaptés à la nature des prestations mises en œuvre et des publics accueillis. »
    Quels indicateurs permettent de valider le fait que l’organisme ait bien fourni une information chiffrée sur le niveau de performance et d’accomplissement ?
    Pour un CFA (centre de formation d’apprentis), les indicateurs de résultats obligatoires sont ceux cités à l’article L.6111-8 du Code du travail. Ces indicateurs sont calculés par les ministères chargés de la formation professionnelle et de l’éducation nationale et rendus publics via la plateforme InserJeunes. Le CFA n’est pas responsable du calcul des indicateurs mais doit informer de la mise à disposition de ces indicateurs sur le site de diffusion. Ainsi, si un indicateur n’est pas disponible sur InserJeunes, il n’y a pas lieu de mettre une non-conformité.
    Pour tout autre PAC (prestataire d’actions concourant au développement des compétences), seul l’auditeur peut apprécier le degré de respect de l’attendu, (respect partiel ou total) en fonction du contexte. Il appartient au PAC de choisir les indicateurs de résultats les mieux adaptés. Le terme d’accomplissement signifie, pour cet indicateur 2, que certains indicateurs de résultats diffusés permettent d’informer sur les prestations réalisées par l’organisme de formation (exemples : nombre de stagiaires entrés par session, taux d’abandon, taux de réussite à la certification, etc.). En cas d’information chiffrée inexistante ou non diffusée, il s’agit d’une non-conformité majeure. Une non-conformité mineure pourrait correspondre à une information chiffrée insuffisamment explicite. La gradation relève en tout cas de l’appréciation de l’auditeur selon le contexte.
  • Indicateur 8 – « Le prestataire détermine les procédures de positionnement et d’évaluation des acquis à l’entrée de la prestation. »
    Les formations que je propose ne nécessitent pas de prérequis. Comment est alors audité cet indicateur ?
    En premier lieu, il convient que le PAC (prestataire d’actions concourant au développement des compétences) s’assure bien qu’aucun prérequis n’est effectivement nécessaire. Si tel est bien le cas, le positionnement n’est pas nécessaire. Le guide de lecture de la DGEFP précise que s’il n’y a pas de prérequis, cette information est communiquée par le PAC.
  • Indicateur 20 – « Le prestataire dispose d’un personnel dédié à l’appui à la mobilité nationale et internationale, d’un référent handicap et d’un conseil de perfectionnement. »
    Le référent handicap peut-il être externalisé ?
    Oui.
  • Indicateur 26 – « Le prestataire mobilise les expertises, outils et réseaux nécessaires pour accueillir, accompagner/former ou orienter les publics en situation de handicap. »
    Y a-t-il un nombre minimum de partenaires attendu pour répondre à l’exigence ?
    Non. L’important n’est pas le nombre mais la compétence sur le territoire du partenaire susceptibles d’aider le prestataire dans la prise en compte des PSH. Et ce dans l’objectif d’accueillir, accompagner, orienter et/ ou former les PSH.
  • Indicateur 27 – « Lorsque le prestataire fait appel à la sous-traitance ou au portage salarial, il s’assure du respect de la conformité au présent référentiel. »
    Si mon PAC (prestataire concourant au développement des compétences) exige à ses sous-traitant d’obtenir la certification Qualiopi, est-ce une preuve recevable pour l’indicateur 27 relatif à la sous-traitance ?
    La loi n’oblige pas le sous-traitant à être certifié. Cependant, si le sous-traitant est détenteur de la certification Qualiopi il est censé respecter de fait les critères du Référentiel national qualité (RNQ) et permettre donc au donneur d’ordre de répondre à l’indicateur 27. Cependant, la responsabilité de la qualité appartient au donneur d’ordre, le seul organisme audité. Charge à ce dernier de mettre en place les modalités qui assurent la chaîne de la qualité, y compris avec les sous-traitants. L’organisme donneur d’ordre doit donc être en mesure de présenter des éléments de preuve.
    De manière générale, le sous-traitant se doit de récupérer des preuves de respect du RNQ auprès de ses sous-traitants. Cela doit rester même une condition d’acceptation de collaborer avec ce sous-traitant.
    Le sous-traitant ne peut se prévaloir du fait qu’il détient par ailleurs une certification qualité qu’il aurait obtenu pour ses propres activités, pour s’exonérer de ses obligations contractuelles.

    Indicateur 28 – « Lorsque les prestations dispensées au bénéficiaire comprennent des périodes de formation en situation de travail, le prestataire mobilise son réseau de partenaires socio-économiques pour co-construire l’ingénierie de formation et favoriser l’accueil en entreprise. »
    Qui est concerné par cet indicateur ? S’agit-il uniquement des dispositifs d’AFEST (action de formation en situation de travail) ?
    L’indicateur 28 ne concerne pas exclusivement les AFEST mais toute prestation comprenant des périodes en situation de travail. En ce cas, l’OF doit démontrer qu’il mobilise un réseau de partenaires socio-économiques pour coconstruire l’ingénierie de formation et favoriser l’accueil en entreprise. L’indicateur 28 s’applique aux CFA (cf. NB dans le guide de lecture) et par voie de conséquence aux apprentis en formation pratique dans l’entreprise avec laquelle ils ont conclu un contrat d’apprentissage.
    • L’AFEST est une action de formation en tant que telle, réalisée en situation de travail, et définie par la loi du 5 septembre 2018 comme « un parcours pédagogique permettant d’atteindre un objectif professionnel » (loi n° 2018-771 du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel). Cette modalité est prévue par l’article L 6313-2 du code du travail.
    • La FEST fait référence, plus globalement, à la formation en situation de travail en tant que modalité de formation. Différentes modalités pédagogiques peuvent y être intégrées : observation, démonstration, simulation…

  • Qui est concerné ? cf. 10/11/2021

  • Indicateur 30 – « Le prestataire recueille les appréciations des parties prenantes : bénéficiaires, financeurs, équipes pédagogiques et entreprises concernées »

  • Une seule des parties prenantes n’est pas associée au recueil des appréciations (exemple : les financeurs). S’agit-il d’une non-conformité mineure ou majeure ?
    Le guide de la DGEFP indique qu’une non-conformité est mineure si la mise en œuvre des mesures définies est partielle. Si en revanche, les mesures ne sont pas intégralement définies, il s’agit d’une non-conformité majeure. Donc, si le système de collecte d’appréciations de l’organisme a exclu au moins une partie prenante (par exemple les financeurs) il s’agit d’une non-conformité majeure.
  • Si les formations que je propose sont financées par le CPF, suis-je concerné par le recueil de l’appréciation des financeurs ?
    La vérification du recueil des appréciations se fait par l’intermédiaire des évaluations complétées par les bénéficiaires sur la plateforme Mon Compte Formation.