Quelle est l’utilité du guide de lecture dans le cadre de la certification Qualiopi ?
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Quels sont les documents et les textes réglementaires applicables à la certification Qualiopi ?
Dans un environnement en constante évolution, de nombreux documents mis à jour régulièrement régissent le fonctionnement de la certification Qualiopi. PRONEO Certification, organisme spécialisé dans la certification des organismes de formation, vous décrypte la situation actuelle. Cet article présente une synthèse des textes existants, leurs évolutions et leur vocation.
Avant de débuter la lecture de cet article, il faut comprendre le terme « certificateur » comme organisme de certification Qualiopi. Il ne s’agit pas de certificateur de formations diplômantes ou qualifiantes.
Les textes règlementaires, décrets et arrêtés
La loi n° 2018-771 du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel est le texte fondateur qui définit un cadre et impose la certification par un organisme certificateur accrédité.
Il faut ensuite attendre la parution du décret n° 2019-565 du 6 juin 2019 relatif au référentiel national sur la qualité des actions concourant au développement des compétences pour prendre connaissance du référentiel de certification. Ce décret liste les indicateurs et précise leur application selon la ou les catégories concernées.
Les grands principes de la certification sont également posés dans ce décret :
Dans le cas d’un organisme implanté sur plusieurs sites, la certification porte sur l’ensemble des sites.
La certification repose sur des audits, selon des cycles de trois années.
La certification comprend : un audit initial, un audit de surveillance, un audit de renouvellement qui s’effectue durant la troisième année avant l’expiration de la certification.
La durée de chacun des audits varie en fonction du chiffre d’affaires relatif à l’activité de prestataire d’action concourant au développement des compétences de l’organisme et du nombre de catégories d’actions de développement des compétences pour lesquelles l’organisme demande à être certifié
Le décret est complété par l’arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit associées au référentiel national mentionné à l’article D. 6316-1-1 du code du travail. Cet arrêté apporte un niveau de détail complémentaire et il précise les points suivants :
Les informations que l’organisme certificateur doit demander à l’organisme candidat à la certification
Le mode de calcul de durées des audits monosites et multisites
Le cas des organismes multisites
Le traitement des non-conformités
Le transfert de certification
L’extension de la certification
L’arrêté du l’arrêté du 6 juin 2019 a été complété par l’arrêté du 31 mai 2023 portant diverses mesures en matière de certification qualité des organismes de formation.
Des précisions ont été apportées et des exigences ajoutées sur :
L’engagement du certifié par la signature d’une déclaration sur l’honneur
La prise en compte du dernier BPF pour le calcul de la durée de l’audit de surveillance
Le statut de nouvel entrant
Les audits de surveillance allégés
La communication de la certification Qualiopi par le certifié
La signature du rapport d’audit par l’auditeur
Les organismes certificateurs n’ont pas été oubliés avec l’arrêté du 6 juin 2019 relatif aux exigences pour l’accréditation des organismes certificateurs prévues à l’article R. 6316-3 du code du travail. Cet arrêté indique les grandes lignes de la procédure d’accréditation de l’organisme certificateur et le niveau des compétences des auditeurs.
L’arrêté du 30 avril 2024 relatif au bilan des organismes certificateurs et au contrôle de service fait des organismes financeurs en matière de formation professionnelle vient compléter les exigences pour les certificateurs Qualiopi en devant fournir un bilan annuel de leur activité de certification Qualiopi : nombre de certifiés par catégorie d’actions, nombre d’audits par type d’audit, nombre de transferts, etc.
Les documents produits par la Délégation générale à l'Emploi et à la Formation Professionnelle (DGEFP) du ministère du travail
La DGEFP a élaboré le guide de lecture qui apporte des précisions en donnant :
Le niveau attendu du prestataire : Pour chaque indicateur, le guide décrit précisément ce qui est attendu des organismes, leur permettant de comprendre ce qu’ils doivent démontrer lors des audits.
Des exemples de preuves : Afin d’illustrer concrètement les attentes, le guide propose des exemples de documents ou d’éléments de preuve que les organismes peuvent fournir. Cela aide à éviter les incompréhensions et à préparer efficacement les audits.
Des précisions spécifiques : Pour certaines catégories d’actions, comme la formation, le bilan de compétences ou l’apprentissage, le guide apporte des précisions supplémentaires pour adapter les exigences aux spécificités de chaque type de prestation.
Un Questions-Réponses dédié à la Certification qualité des prestataires d’actions concourant au développement des compétences vient compléter le contenu des textes réglementaires en répondant de manière très concrète à de nombreuses questions concernant :
les organismes multi-sites
les durées d’audit
les non-conformités
l’audit d’extension
l’audit de surveillance
l’audit de renouvellement
les organismes nouveaux entrants
l’apprentissage.
Derniers documents et non des moindres, il s’agit de la charte d’usage, de la charte graphique et du règlement d’usage de la marque Qualiopi. Ces documents expliquent le cadre et la manière d’utiliser la marque.
Les documents élaborés par le certificateur Qualiopi
Chaque certificateur élabore également des documents qui reprennent les exigences figurant dans des textes règlementaires, le guide de lecture, les Questions/réponses et la norme d’accréditation ISO/CEI 17065.
Par exemple, PRONEO Certification met à disposition de ses clients la procédure de certification Qualiopi. Ce document synthétise tous les aspects essentiels des textes réglementaires ainsi que les exigences auxquelles un organisme candidat à la certification ou déjà certifié doit se conformer.
Bien que les procédures de certification des différents organismes certificateurs partagent un socle commun en raison de l’application d’une réglementation identique, certaines divergences subsistent sur des points non encadrés par les décrets et arrêtés en vigueur. Par exemple, ces éléments peuvent varier d’un certificateur à l’autre : les délais de planification des audits (dans une limite de 30 jours), les modalités de paiement, ainsi que les procédures de traitement des réclamations et des plaintes.
D’autres documents, tels que le rapport d’audit, les fiches de non-conformités, ou les procédures de qualification des auditeurs, peuvent également différer d’un certificateur à l’autre.
Une démarche axée sur le client
La satisfaction du client est une priorité absolue. Nous nous efforçons de comprendre les besoins uniques de chaque client et de fournir des services de certification adaptés à ces besoins. Grâce à une approche personnalisée, PRONÉO Certification a établi des relations de confiance à long terme avec de nombreuses entreprises et organisations.
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