Quelles sont les règles applicables à un organisme multisite qui veut se faire certifier Qualiopi ?
septembre 11, 2024
Quelles sont les différences entre l’audit initial, l’audit de surveillance et l’audit de renouvellement dans le cadre de la certification Qualiopi ?
septembre 11, 2024
Quelles sont les règles spécifiques à un organisme nouvel entrant pour la certification Qualiopi ?
Obtenir la certification Qualiopi est une étape cruciale pour tout organisme de formation souhaitant prouver la qualité de ses prestations et accéder aux financements mutualisés et publics. Toutefois, pour les nouveaux entrants, c’est-à-dire ceux qui sont dans leur première année d’activité ou qui se lancent dans une nouvelle catégorie d’actions de formation, certaines règles spécifiques s’appliquent. PRONEO Certification, expert en la matière, vous éclaire sur les exigences particulières qui encadrent la certification Qualiopi pour ces organismes débutants.
Partie 1 : Qui est considéré comme un nouvel entrant ?
Dans le cadre de la certification Qualiopi, un « nouvel entrant » désigne un organisme de formation qui se trouve dans l’une des deux situations suivantes :
Première année d’activité : L’organisme est dans sa première année d’activité en tant que prestataire d’actions concourant au développement des compétences. Cela signifie qu’il n’a pas encore d’historique significatif de prestations réalisées sur lequel baser une évaluation complète.
Nouvelle catégorie d’actions : Un organisme déjà actif dans une ou plusieurs catégories de prestations, mais qui décide de débuter une activité dans une nouvelle catégorie d’actions (par exemple, passer de la formation continue à l’apprentissage), est également considéré comme nouvel entrant pour cette nouvelle catégorie.
Ces conditions impliquent que l’organisme doit répondre à des critères spécifiques lors de son audit initial, car il n’a pas encore pu démontrer la mise en œuvre effective de l’ensemble des indicateurs du référentiel national qualité.
L'audit initial pour les nouveaux entrants
L’audit initial pour les nouveaux entrants est adapté pour tenir compte du manque d’historique de ces organismes. Voici les principales caractéristiques de cet audit :
Évaluation de la formalisation des processus : Pour les indicateurs où la mise en œuvre effective ne peut pas encore être vérifiée, l’auditeur se concentre sur la formalisation des processus. Cela signifie que l’organisme doit démontrer qu’il a bien défini, documenté, et prévu les procédures nécessaires pour répondre aux critères du référentiel Qualiopi.
Indicateurs spécifiques à vérifier : Les indicateurs 2, 3, 11, 13, 14, 19, 22, 24, 25, 26 et 32 du référentiel font l’objet de modalités d’audit adaptées. Pour ces indicateurs, l’accent est mis sur la préparation et la capacité de l’organisme à les mettre en œuvre dans le futur.
Cette approche permet à l’organisme d’obtenir la certification Qualiopi. La mise en œuvre de tous les indicateurs concernés par la ou les catégories certifiées sera vérifiée lors de l’audit de surveillance.
Les spécificités de l’audit de surveillance pour les nouveaux entrants
L’audit de surveillance est une étape cruciale pour les nouveaux entrants, car il permet de vérifier la mise en œuvre effective des processus qui avaient été seulement formalisés lors de l’audit initial. Voici ce que cet audit comprend spécifiquement pour les nouveaux entrants :
Durée augmentée de l’audit : L’audit de surveillance pour un nouvel plus long d’une demi-journée. Cette durée supplémentaire permet à l’auditeur de vérifier de manière approfondie la mise en œuvre des indicateurs spécifiques qui avaient été seulement formalisés lors de l’audit initial. Tous les indicateurs sont audités.
Focus sur les indicateurs critiques : Les indicateurs évalués de manière formelle lors de l’audit initial feront l’objet d’une vérification pratique. L’auditeur s’assurera que les processus définis sont non seulement en place, mais qu’ils fonctionnent efficacement.
Cet audit de surveillance est déterminant pour confirmer la validité de la certification Qualiopi et pour s’assurer que l’organisme respecte pleinement les exigences du référentiel national qualité.
Pour un organisme nouvel entrant, obtenir la certification Qualiopi requiert une attention particulière aux processus de formalisation et à la préparation en vue des audits. PRONEO Certification, en tant qu’organisme certificateur indépendant, s’assure que même ces nouveaux acteurs respectent les standards de qualité imposés par le référentiel national.
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