Quelles sont les règles spécifiques à un organisme nouvel entrant pour la certification Qualiopi ?
septembre 11, 2024
Quels sont les facteurs qui impactent les durées des audits dans le cadre de la certification Qualiopi ?
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Quelles sont les différences entre l’audit initial, l’audit de surveillance et l’audit de renouvellement dans le cadre de la certification Qualiopi ?
La certification Qualiopi est un label de qualité essentiel pour les organismes de formation souhaitant accéder aux financements publics et mutualisés. Pour maintenir cette certification, plusieurs audits sont nécessaires tout au long du cycle de certification.
Les différents types d’audit initial, de surveillance, de renouvellement et d’extension ont chacun des objectifs spécifiques et suivent des procédures bien définies. PRONÉO Certification, en tant qu’organisme accrédité et spécialisé dans la certification Qualiopi, vous explique en détail les différences entre ces audits afin de mieux comprendre leurs enjeux.
L’audit initial, la première étape vers la certification
L’audit initial est la première étape cruciale pour tout organisme de formation qui souhaite obtenir la certification Qualiopi. Cet audit a pour objectif de vérifier que l’organisme candidat respecte les exigences du référentiel national qualité. Il se concentre sur l’évaluation de la conformité des processus mis en place par l’organisme en se basant sur des preuves tangibles.
Caractéristiques principales de l’audit initial :
Évaluation de la conformité au référentiel : L’audit initial vérifie la mise en place des processus et leur conformité avec les critères du référentiel national qualité (cf. guide de lecture Qualiopi de la DGEFP). Pour les nouveaux entrants, une attention particulière est portée à la formalisation des processus.
Durée de l’audit : La durée de l’audit dépend du chiffre d’affaires de l’organisme, du nombre de catégories d’actions concernées et du nombre de sites.
Résultats : À l’issue de l’audit initial, un rapport est rédigé. Si des non-conformités sont relevées, l’organisme doit mettre en place des actions correctives avant de pouvoir obtenir la certification.
L’audit initial est donc la base sur laquelle l’ensemble du cycle de certification repose. C’est un audit déterminant qui pose les fondations de la qualité des services offerts par l’organisme de formation.
L’audit de surveillance, assurer le maintien de la conformité
Une fois la certification obtenue, l’organisme doit démontrer qu’il continue à respecter les critères de qualité définis. C’est l’objectif de l’audit de surveillance, qui est réalisé entre le 14e et le 22e mois après l’obtention de la certification.
Caractéristiques principales de l’audit de surveillance :
Contrôle continu : Cet audit permet de s’assurer que les processus sont toujours conformes et que les corrections apportées aux éventuelles non-conformités relevées lors de l’audit initial sont efficaces.
Échantillonnage : L’audit de surveillance peut se concentrer sur certains aspects spécifiques du référentiel, notamment ceux ayant donné lieu à des non-conformités lors de l’audit initial. Pour un organisme nouvel entrant, tous les indicateurs sont audités.
Réduction des risques : En cas de nombreuses non-conformités majeures, un audit complémentaire peut être décidé par PRONEO Certification pour vérifier la mise en œuvre des actions correctives.
L’audit de surveillance est essentiel pour maintenir la certification et prouver que l’organisme continue à respecter les standards de qualité. Il est souvent moins exhaustif que l’audit initial, mais tout aussi crucial pour le maintien de la certification.
L’audit de renouvellement, vers la pérennité et l’expansion de la certification
Lorsque le cycle de certification touche à sa fin, un audit est nécessaire pour renouveler la certification.
L’audit de renouvellement :
Objectif : Cet audit vise à vérifier que l’organisme continue de respecter les critères du référentiel pour justifier le renouvellement de la certification pour un nouveau cycle de trois ans.
Similitudes avec l’audit initial : L’audit de renouvellement reprend les grandes lignes de l’audit initial, mais il intègre en plus une évaluation des actions correctives mises en œuvre depuis l’audit de surveillance précédent, le cas échéant.
Calendrier : Il doit être planifié de manière à permettre la levée de toute non-conformité avant la date d’expiration de la certification afin que la certification de l’organisme ne soit pas suspendue.
Les différents types d’audits dans le cadre de la certification Qualiopi ont chacun un rôle précis à jouer dans le maintien de la qualité des services offerts par les organismes de formation. De l’audit initial, qui pose les bases de la certification, à l’audit de renouvellement, en passant par les audits de surveillance, chaque étape est cruciale pour s’assurer que l’organisme continue de répondre aux exigences du référentiel national qualité. PRONEO Certification, en tant qu’organisme accrédité, assure la rigueur et l’impartialité de ces audits, garantissant ainsi la crédibilité et la pérennité de la certification Qualiopi.
Une démarche axée sur le client
La satisfaction du client est une priorité absolue. Nous nous efforçons de comprendre les besoins uniques de chaque client et de fournir des services de certification adaptés à ces besoins. Grâce à une approche personnalisée, PRONÉO Certification a établi des relations de confiance à long terme avec de nombreuses entreprises et organisations.
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