Ce texte reprend les points importants de la réglementation. Si vous souhaitez plus de détail, les textes réglementaires parus au Journal officiel et le guide de lecture sont consultables à partir de ces liens.
L’arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit associées au référentiel national mentionné à l’article D. 6316-1-1 du code du travail ;
L’arrêté du 31 mai 2023 portant diverses mesures en matière de certification qualité des organismes de formation ;
Le guide de lecture du ministère du travail.
Les 3 points à savoir avant de débuter la démarche Qualiopi
Comment est composé un cycle de la certification Qualiopi ?
Comment s’enchaînent les cycles de certification ?
Le premier cycle comprend un audit initial suivi d’un audit de surveillance. Le cycle suivant inclut un audit de renouvellement et un audit de surveillance. Chaque cycle suivant maintient cette structure, avec un audit de renouvellement et un audit de surveillance, et ainsi de suite.
L’audit de renouvellement est organisé avant la fin de l’échéance du certificat en cours, ceci afin d’assurer une continuité de validité de la certification.
Des audits d’extension, d’ajout de site ou complémentaires peuvent s’intercaler entre les audits de chaque cycle.
Quels sont les prérequis pour se présenter à la certification Qualiopi ?
L’organisme doit disposer d’un numéro de déclaration d’activité actif (NDA) ou une demande en cours de NDA.
La mise en œuvre d’une action concourant au développement des compétences relevant de la catégorie objet de la demande est un prérequis au déclenchement de l‘audit. La contractualisation (signature de la convention de formation) n’est pas suffisante pour réaliser l’audit. Dans le cas des formations longues, c’est-à-dire d’au moins un mois, la formation, si elle n’est pas encore entièrement réalisée, doit au moins avoir débuté.
Quelles sont les différences entre l’audit initial et l’audit de surveillance
Quelle est la durée de l’audit ?
La durée de l’audit est définie selon le chiffre d’affaires total du bilan pédagogique et financier. Le BPF est demandé avant chaque audit afin de réajuster éventuellement la durée.
D’une manière générale, la durée de l’audit initial est plus longue que celle de l’audit de surveillance. Le détail des durées est précisé dans l’arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit associées au référentiel national mentionné à l’article D. 6316-1-1 du code du travail.
La majorité des audits initiaux dure une demi-journée.
Dans le cas d’un nouvel entrant qui ne dispose pas encore d’un BPF, il est demandé à l’organisme le chiffre d’affaires qu’il réalise. Dans la grande majorité des cas, il s’agit du montant de la première formation qu’il a dispensée, prérequis obligatoire à l’audit initial.
Il faut savoir que l’audit de surveillance d’un organisme nouvel entrant en audit initial, lors de son audit initial, est majoré systématiquement d’une demi-journée.
Quels sont les indicateurs audités ?
Lors de l’audit initial, tous les indicateurs de la catégorie d’action ou des catégories concernés sont audités. Certains indicateurs spécifiques peuvent ne pas être audités selon la typologie des formations dispensées par l’organisme.
Lors de l’audit de surveillance, l’auditeur peut procéder a minima à un audit des indicateurs suivants :
les indicateurs ayant fait l’objet de non-conformités à l’audit initial. Une attention particulière est alors prêtée à l’efficacité des actions correctives et des mesures préventives du plan d’action mises en place ;
les indicateurs ne pouvant donner lieu qu’à des non-conformités majeures mentionnés à l’article 5, applicables à l’organisme audité ;
les indicateurs 1, 17, 19, et, pour les organismes concernés, l’indicateur 3 du référentiel national figurant à l’annexe mentionnée à l’article D. 6316-1-1 du code du travail ;
Pour les organismes ayant bénéficié des conditions de durée aménagées à l’audit initial, les indicateurs n’ayant pas été vérifiés à l’audit initial, applicables à l’organisme audité.
Pour les nouveaux entrants, lors de l’audit initial les indicateurs 2, 3, 11, 13, 14, 19, 22, 24, 25, 26 et 32 du référentiel national figurant à l’annexe mentionnée à l’article D. 6316-1-1 du code du travail font l’objet de modalités d’audit adaptées. Pour ces indicateurs, l’organisme certificateur procède à la vérification de la formalisation du processus à l’audit initial, la mise en œuvre effective de l’indicateur par l’organisme audité étant vérifiée à l’audit de surveillance.
Comment l’organisme certificateur prend une décision de certification après l’audit initial et après l’audit de surveillance ?
Qui prend la décision de certification ?
Il est important de rappeler que la décision de certification est prise par le certificateur et non pas par l’auditeur. Celui-ci émet un avis en remettant le rapport d’audit définitif au certificateur.
À la réception du rapport, le certificateur réalise une revue technique et analyse le rapport.
La décision de certification à la suite de l’audit initial et la décision prise à la suite de l’audit de surveillance sont réalisées à partir des mêmes dispositions.
La seule différence est que la décision prise à la suite de l’audit de surveillance est une décision de maintien de la certification.
Quel est le rôle du comité de certification ?
Le comité réalise de nombreuses vérifications lors qu’il a la charge d’une prise de décision.
Voici quelques-uns des points de contrôle réalisés par le comité :
Re calcul de la durée de l’audit afin de vérifier que la durée de l’audit était exacte ;
Vérification que le NDA est actif (en audit initial) ;
S’assurer que tous les indicateurs applicables ont été audités ;
Vérification des réponses aux éventuelles non-conformités et contrôle des preuves associées.
Lorsque tous les points de contrôle sont validés, le comité de certification peut prendre sa décision de certification.
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