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Quelles sont les règles spécifiques à un organisme nouvel entrant pour la certification Qualiopi ?
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Quelles sont les règles applicables à un organisme multisite qui veut se faire certifier Qualiopi ?
La certification Qualiopi est un incontournable pour les organismes de formation (ou centres de bilans de compétences, validation des acquis de l’expérience, ou d’apprentissage) souhaitant accéder aux financements publics et mutualisés. Cependant, pour les organismes disposant de plusieurs sites, obtenir cette certification peut être plus complexe. PRONÉO Certification, expert en la matière, vous guide à travers les exigences spécifiques pour un organisme multisite. Dans cet article, nous décryptons les règles qui s’appliquent aux organismes multisites dans le cadre de la certification Qualiopi.
Partie 1 : Définition et éligibilité d'un organisme multisite
Un organisme multisite est défini comme un prestataire de formation disposant de plusieurs sites sous un même numéro d’enregistrement de déclaration d’activité (NDA). Pour être éligible à la certification Qualiopi en tant qu’organisme multisite, plusieurs critères doivent être respectés :
Unité de management : Les différents sites doivent partager une unité de management cohérente, garantissant une gouvernance uniforme.
Système de qualité centralisé : Le système de qualité appliqué doit être centralisé, avec des processus standardisés et des procédures uniformes pour tous les sites.
Documentation homogène : L’ensemble de la documentation, y compris les procédures et les enregistrements, doit être homogène et accessible à tous les sites.
La certification d’un organisme multisite implique également l’échantillonnage des sites lors des audits, selon des règles strictes définies par les arrêtés du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit associées au référentiel national mentionné à l’article D. 6316-1-1 du code du travail et du 31 mai 2023 portant diverses mesures en matière de certification qualité des organismes de formation.
Arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit associées au référentiel national mentionné à l’article D. 6316-1-1 du code du travail : https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000038565293
Méthodologie de l'audit pour un organisme multisite
Lorsqu’un organisme multisite souhaite obtenir la certification Qualiopi, la procédure d’audit est adaptée pour tenir compte de la multiplicité des sites. PRONÉO Certification applique une méthodologie rigoureuse :
Échantillonnage des sites : L’audit ne se limite pas à un seul site, mais comprend un échantillonnage représentatif des sites concernés. Le nombre de sites à auditer est déterminé en fonction du nombre total de sites et des activités menées sur chacun d’eux.
Audit de la fonction centrale : En plus des sites individuels, la fonction centrale de l’organisme est systématiquement auditée pour s’assurer de la cohérence et de l’efficacité du système de management de la qualité à travers tous les sites.
Évaluation des indicateurs : Les indicateurs de performance et de conformité sont vérifiés sur chaque site audité, et l’auditeur doit s’assurer que les mêmes standards de qualité sont appliqués uniformément. Dans certains cas, tous les indicateurs ne sont pas audités sur les sites secondaires selon la répartition des rôles entre la fonction centrale et les sites.
Exemple : pour un organisme possédant 1 fonction centrale et 4 sites supplémentaires, on audite la fonction centrale et on échantillonne 2 sites supplémentaires, selon la règle de la racine carrée du nombre de sites.
Cette méthodologie permet de garantir que tous les sites de l’organisme respectent les exigences du référentiel Qualiopi, tout en tenant compte des spécificités locales.
Conditions de maintien de la certification pour un organisme multisite
Une fois la certification Qualiopi obtenue, le maintien de cette certification pour un organisme multisite nécessite une vigilance continue. PRONÉO Certification met en œuvre des audits de surveillance pour s’assurer que les standards sont maintenus sur tous les sites :
Audit de surveillance : L’audit de surveillance est planifié entre le 14e et le 22e mois suivant la certification initiale ou l’audit de renouvellement. Ces audits peuvent être réalisés à distance ou sur site, avec une attention particulière aux sites qui n’ont pas été inclus dans l’audit initial.
Gestion des non-conformités : Toute non-conformité détectée doit être corrigée dans les délais impartis. En cas de non-conformité majeure, l’organisme dispose d’un délai de 3 mois pour la corriger. Passé ce délai, il risque la suspension ou le retrait de sa certification.
Extensions ou modifications des sites : Toute modification dans le nombre ou la localisation des sites doit être signalée à PRONÉO Certification. Dans ce cas, il est nécessaire d’organiser un audit pour intégrer le ou les nouveaux sites.
Ces mesures assurent que l’organisme multisite continue de respecter les exigences du référentiel Qualiopi tout au long de son cycle de certification.
Pour les organismes multisites, la certification Qualiopi est un processus rigoureux qui exige une gestion centralisée et homogène de la qualité sur tous les sites. PRONÉO Certification, en tant qu’organisme certificateur accrédité, apporte son expertise pour vous guider tout au long de ce processus, garantissant que votre organisme respecte toutes les règles et obtient la certification dans les meilleures conditions.
