1. Qu’est-ce qu’un organisme multisite ?

Un organisme multisite est couvert par un seul système qualité comprenant une fonction centrale, qui ne correspond pas nécessairement au siège de l’organisme, qui régit plusieurs sites sur lesquels tout ou partie des activités administratives, commerciales ou d’ingénierie entrant dans le champ de la certification sont réalisées.

Un site est caractérisé par la présence permanente de personnel de l’organisme.

Les sites font l’objet d’une surveillance régulière définie par la fonction centrale qui est responsable des mesures correctives nécessaires sur les sites. La fonction centrale doit veiller à ce que les données de chaque site soient collectées et analysées, et doit être capable de démontrer son autorité et sa capacité à amorcer au besoin des changements organisationnels. 

2. Quelles sont les caractéristiques d’un organisme multisite ?

Un organisme dispose à minima de deux sites, une fonction centrale et au moins un site de réalisation. Il est important de rappeler que le site qui fait office de fonction centrale n’est pas forcément le siège social de l’organisme. Ce site peut également être un lieu de réalisation des prestations.

Un organisme multisite doit disposer des caractéristiques suivantes :

• avoir un seul et unique système qualité ;

• identifier sa fonction centrale qui fait partie de l’entité et n’est pas sous-traitée ;

• la fonction centrale doit avoir l’autorité organisationnelle pour définir, mettre en place et faire fonctionner le système qualité unique ;

• tous les sites doivent être inclus dans le programme de surveillance géré par la fonction centrale.

Le certificateur Qualiopi doit s’assurer en amont de l’audit initial que l’organisme est éligible à un audit multisite.

3. Comment se déroule un audit multisite ?

L’audit se répartit entre la fonction centrale et un échantillonnage des sites de réalisation des formations. 

La durée de l’audit est fonction du ou des catégories à certifier et selon le nombre de sites de réalisation.

Pour l’audit initial et l’audit de renouvellement, un échantillon de sites est réalisé qui correspond à la racine carrée du nombre total de sites, arrondie à l’entier le plus proche, sites choisis aléatoirement par l’organisme certificateur.

Pour l’audit de surveillance, l’échantillon est la racine carrée du nombre total de sites multipliée par 0,6, arrondie à l’entier le plus proche. L’audit comprend a minima un site non audité à l’audit précédent.

Dans tous les cas, la fonction centrale est auditée.

La gestion des non-conformités est également particulière dans le cadre d’un organisme multisite.

Si une ou des non-conformités sont identifiées sur un site, la fonction centrale doit déterminer si les autres sites peuvent être affectés par ces non-conformités. Si c’est le cas, des mesures correctives sont mises en œuvre sur les sites concernés et vérifiés par la fonction centrale. Si ce n’est pas le cas, la fonction centrale démontre à l’organisme certificateur pourquoi elle limite son suivi des actions correctives. 

Au moment du processus de prise de décision, si un ou plusieurs sites présentent une non-conformité majeure, la certification est, dans le cadre de l’audit initial, refusée ou, dans le cadre des audits de surveillance, de renouvellement ou complémentaire, suspendue pour l’ensemble de l’organisme multisite jusqu’à ce que celui-ci prenne des mesures correctives satisfaisantes.